Película: SCRUM, gestión ágil de un proyecto real

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Hace cuatro años, llegó hasta nosotros, la que por aquel entonces era una pequeña empresa de desarrollo de software, con una pregunta:

– ¿Asistiendo a vuestro curso de SCRUM, vamos a llegar a protagonizar una película como ésta?

Scrum in the real world, an AGILE movie from Soul’ on Vimeo.

Y lo cierto es que han pasado los años, y aun no han dado el salto al vídeo, pero es un placer pasarse por sus instalaciones a primera hora de la mañana, y asistir a los movimientos en directo de post-it’s en el tablero Kanban, una reunión de iteración, y que con una sonrisa de satisfacción, te confirmen que SCRUM, les va como anillo al dedo para muchos de sus proyectos.

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Documentar en la Gestión de Proyectos: herramienta de mejora

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No documentar adecuadamente la gestión de los proyectos, es uno de los males más comunes de las empresas , puesto que otorgar toda la responsabilidad a la memoria, es introducir una variable de altísimo riesgo.

En muchas organizaciones, es habitual escuchar discusiones entre responsables, acusando de faltar cierto recurso que se solicitó meses atrás (no se documentó la petición y falló el registro de acopio de material por ejemplo), con clientes quejándose del incumplimiento de un requisito dado (no se anotó, gestionó y ejecutó), o en general, entre miembros del equipo, pasándose la pelota de una responsabilidad, de unos a otros, por no haberse escrito unos roles, funciones y responsabilidades determinadas, por citar algunos ejemplos comunes.

Para evitar estos riesgos en los proyectos, es absolutamente importante que la gestión de proyectos sea un proceso que cuente con un alto o total grado de documentalización, de manera que quede reflejada la máxima información posible en esquemas, diagramas, planos, y otros documentos de registro y control para la gestión de proyectos.

Para decidir qué debemos documentar, y no caer en un exceso de empleo de recursos en esta tarea, y hacerlo de la manera más estandarizada posible, permitiendo la comparabilidad y transferencia entre proyectos, podemos utilizar el PMBOK del PMI como una guía ideal para la tarea de documentar, dado que encontraremos buenas prácticas profesionales de la gestión de proyectos, que nos llevarán a una metodología documental exitosa.

Hay valores añadidos que aporta la documentación en la gestión de proyectos, como las responsabilidades, que incrementan la puesta en valor de esta tarea, especialmente cuanto mayor es el riesgo de los proyectos, dado que si llega esa contingencia catastrófica… en el momento de asumir responsabilidades y señalar responsables, es mucho más complicado, si hay una buena documentación, que haya fuga de responsabilidades, se puedan encubrir errores, o se pueda justificar una exención con excusas de diversa índole…

En resumen, documentar en la gestión de proyectos, es reducir el riesgo, mejorar la comparabilidad entre proyectos,  favorecer el aprovechamiento de lo aprendido en proyectos anteriores, y una excelente herramienta para fijar las responsabilidades.

Las oficinas de gestión de proyectos (PMO): ¿necesarias para nuestra empresa?

Con más de medio siglo de trayectoria y experiencia, en los últimos 10 años ha crecido enormemente el número de empresas españolas que implantan Oficinas de Gestión de Proyectos o PMO, de acuerdo a una acuciante necesidad por coordinar y centralizar la dirección de proyectos, tanto por los beneficios internos que supone, como por las exigencias que los mercados europeos e internacionales, en los que es una práctica común seguir la metodología de gestión de proyectos y utilizar sus herramientas, y por tanto hace necesario cumplir con sus requisitos.

La PMO actual se fundamenta en la necesidad de acometer proyectos orientándonos al “negocio” y sus problemas de estrategia y de recursos, y en relación a los procedimientos y procesos. Disponer en la organización de un sistema humano y tecnológico que permita coordinar  y dirigir múltiples proyectos, con el fin de seguir pautas comunes, controlar la evolución de la cartera de proyectos, resolver los conflictos que puedan surgir entre proyectos que comparten recursos, y en definitiva lograr un mejor funcionamiento de la organización orientada al cliente, y la consecución de los objetivos y compromisos adquiridos.

¿Necesita nuestra organización una PMO?

Aquí recogemos algunos síntomas que denotan la necesidad de disponer de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Se inician muchos proyectos y se finalizan muy pocos.

  • El control de proyectos, sobre todo los más importantes, se hace muy difícil.
  • Hay una deficiencia en el rendimiento de los proyectos que empeora a medida que pasa el tiempo.
  • Surgen problemas continuamente en los proyectos, y no existen planes de contingencia estructurados para dar respuestas ágiles y óptimas, o son insuficientes.
  • Se detectan desviaciones en los proyectos en la fase final de éstos, o en tiempo tan avanzado que se hace prácticamente imposible reconducirlos.
  • Existe una continua falta de recursos, tiempo y presupuesto.
  • No hay una estrategia clara para decidir qué proyectos deben comenzar primero, y surgen problemas de incompatibilidades entre proyectos en marcha.
  • Nuestros proyectos no están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
  • No podemos atender a la documentación y proceso en gestión de proyectos que nos exigen nuestros clientes.

¿Y qué opináis vosotros? ¿qué elementos positivos os aporta tener una PMO en vuestra organización? ¿qué mejoras reales ha supuesto en el grado de éxito de vuestros proyectos?

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