6 ventajas de Access que debes aprovechar – Curso de Access en FEMETAL

Cursos de FEMETAL 2014: curso de microsoft Access en el ITC

Con motivo del curso de Microsoft Access que impartiremos para FEMETAL a partir del día 17 de febrero, hoy hemos estado charlando entre el equipo de ITC: administración, formación, sistemas, ingeniería, gestión de proyectos… a cerca de Access y su menor popularidad que Microsoft Excel, aunque adorada e imprescindible para quieres conocen y dominan Access y por tanto se benefician de todas las ventajas de esta potente herramienta de gestión de la información.

Aunque pueda resultarnos “más natural” crear bases de datos y gestionarlas en Excel, esto es tan solo porque no le hemos dado una oportunidad de verdad a Access, la auténtica herramienta de gestión de datos, recordando que Excel está diseñada para calcular los datos que gestiona Access, y sobre la cual Clara, nuestra experta en Microsoft Office, nos ha revelado 6 ventajas muy interesantes:

1. Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos. La interfaz de Access, Microsoft Office Fluent, está diseñada para que cualquier usuario sin conocimientos especializados de bases de datos, pueda trabajar profesionalmente. Muchas veces la información que manejamos tiene que transcender nuestro disco duro local para ser compartida con otros usuarios, tarea para la que Access está diseñada específicamente resolviendo de manera muy sencilla su conexión con Microsoft Office SharePoint, pudiendo así compartir fácilmente archivos, realizar auditorías y consultas, o copias de seguridad.

2. Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas. Access viene con una completa biblioteca de solucioes prediseñadas que nos permitirán realizar el seguimiento de la información inmediata, sin necesidad de diseñar nosotros los formularios y los informes, valiosas herramientas de Access. Una vez que ya vayamos ganando soltura en Access podremos modificar estas plantillas, y crear las nuestras propias. El proceso de aprendizaje es natural y reporta grandes beneficios.

3. Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios. Access nos permite que presentemos de muy distintas y personalizadas maneras la información, una ventaja de la cual sacaremos mucho beneficio cuando queremos presentar un grupo de datos de distinta manera para distintos destinatarios. Las posibilidades aquí son muy amplias, lo que garantiza que cumplirá con prácticamente el total de nuestras necesidades.

4. Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel. Nos encantan las tablas de datos por lo útiles que son. Las aplicamos diariamente en nuestro trabajo para infinidad de objetivos, y aunque muchos utilicen Excel para ello, es sólo porque no han conocido el potencial y la facilidad con la que Access resuelve nuestras necesidades. Access está especializada en tablas, y por ello nos aporta funciones tan interesantes y productivas como la detección automática del tipo de información (fechas, monedas, etc.). Además todas nuestras tablas de Excel se pueden importar o pegar directamente Access y así realizar un seguimiento de la información más eficaz.

5. Valor añadido en los datos adjuntos y multivalor. Fotos de productos, hojas de cálculo, documentos de word, Pdf.. los campos de Access permiten adjuntar una amplia gama de archivos que enriquecen la información de los datos que almacenamos y gestionamos en Acccess. Además los campos multivalor nos permiten selecciona más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda, lo cual es verdaderamente útil en muchos casos.

6. Actualización y recopilación de información intuitiva y ágil. Envía un formulario a un compañero de equipo a través del correo electrónico y usa sus respuestas para rellanar y actualizar la tabla de Access sin necesidad de volver a escribir la información ¿ahorra tiempo y errores verdad? 

¿Qué os ha parecido? Interesantes y útiles  ¿verdad?, pues si queréis aprender mucho más sobre Access, como crear, gestionar y actualizar bases de datos, os invitamos a participar en el próximo curso que impartimos de Access y que cuenta con la financiación de FEMETAL, por lo que es gratuito.

AGENDA DE CURSOS FEMETAL 2014

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Caso de éxito Presentación industrial 3D con Autodesk Navisworks

presentacion comercial de proyecto con navisworks

Presentación comercial en pantalla táctil con Autodesk Navisworks

Las ingenierías, estudios de arquitectura e instaladoras españolas cada día demuestran ser más competitivas en el exigente mercado internacional de proyectos. Los múltiples clientes con los que trabajamos nos confirman que el nivel de las presentaciones, y los medios que demuestran dominar los proyectistas de naciones con mayor trayectoria en este mercado, es muy alto. José M. cuenta en el curso de ROBOT de ITC, cómo recientemente se volvió para casa desde Escocia muy contrariado, después de perder a los puntos ante un competidor mucho menos competitivo técnicamente, pero que supo “vender sus cartas” de una manera más convincente.

Entre el equipo de formación en software para ingeniería y arquitectura de ITC, Jaime Álvarez, que conoce a fondo el buen saber hacer de las empresas españolas, las defiende a capa y espada, y sostiene que éstas necesitan además de ser competitivas técnicamente, demostrarlo, vendiéndose tan bien o mejor que sus competidoras internacionales, y por eso habla con pasión de Inventor Publisher, Autodesk Navisworsk, renderizaciones de modelos 3D de REVIT…

Hoy os contamos el caso de de uno de nuestros alumnos – preservando la intimidad del protagonista – que es ejemplo de como demostrar que la tecnología es la perfecta aliada de las presentaciones industriales.

Con puntualidad teutona, como demanda el potencial cliente, Carlos, director de operaciones de ingeniería española, enciende el proyector y la pizarra digital portátil que lleva siempre en la funda de su portátil.

Navisworks importa archivos de Excel, Microsoft Project, Primavera, etc

Navisworks importa archivos de Excel, Microsoft Project, Primavera, etc

La pantalla en blanco se llena con el logotipo y el slogan de su compañía, y la presentación verbal de la oferta de proyecto da comienzo mientras que una película de vídeo reproducida en el gestor de proyectos visuales Autodesk Navisworks, se puede seguir la construcción de la futura planta industrial en 3D que han diseñado, siguiendo los pasos de la planificación que han estimado.  Carlos habla de plazos y recursos, y acompañando al video aparece un diagrama de Gantt, como los que se gestionan en Microsoft Project, Primavera, etc,. que corrobora sus cálculos y estimaciones.

Entre los expectantes clientes, se alza una mano acompañada de una pregunta a cerca del plazo de entrega de una de las fases. Carlos comienza a contestar mientras navega en el diagrama de Gantt hasta el punto de tiempo concreto, y demuestra sus explicaciones visualmente mostrando el avance del proyecto, y lo que va a suponer cada tarea.

De nuevo sucede otra pregunta, en este caso  sobre una sección de tubería concreta. Carlos accede a ella caminando virtualmente por la instalación demostrando que es una zona accesible para personal de mantenimiento, y “pincha” sobre ella para que muestre la información concreta demanda. Los datos se muestran precisos en la pantalla y el encuestador toma notas asintiendo satisfecho con la respuesta. Al mismo tiempo otro encuestador le pregunta sobre la posibilidad de ver con mayor detalle el diseño, por lo que Carlos le solicita a Navisworks abrir ese elemento en el programa con el que se ha diseñado, Autodesk Inventor, y analizar con detalle el punto requerido. Satisfecha la pregunta, Carlos vuelve a Navisworks, y continua la presentación hasta que finalmente el potencial cliente puede ver su planta construida. En ese momento, Carlos les invita a que ellos mismos accedan a pie o en vehículo virtual a la instalación, y se desplacen por su interior a su antojo.

La inspección visual virtual de la planta, 3 años antes de que se entregue el proyecto real, ha resuelto muchas preguntas y generado valiosa confianza.

Diseños de REVIT BIM y MEP, archivos de CAD, datos de Microsoft Project y Excel… el equipo de Carlos a unido todas las piezas del diseño de su proyecto, y mediante Autodesk Navisworks a creado el modelo 3D navegable y presentable que confían se les adjudique. Navisworks importa archivos de CATIA, PROENGINEER, SOLIDWORKS… las posibilidades que se nos presentan son prácticamente ilimitadas para facilitar nuestro modelo de trabajo y gestión de proyecto.

La presentación ha resultado un éxito mucho mayor a los anteriores realizados con capturas de pantalla de programas en PowerPoint. La pequeña ingeniería española ha alcanzado una nueva ventaja competitiva internacional, y la ha usado por primera vez.

Enlaces relacionados:

6 grandes ventajas de Microsoft Project

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Mientras que Microsoft Project es una herramienta omnipresente en las empresas de EE.UU., Alemania, Japón,… en España, a pesar de que Ms Project tiene más de 20 años de exitoso recorrido, aún es una herramienta desconocida o poco aprovechada por los profesionales tanto de la gestión de proyectos, como de otras áreas y funciones en las que es necesario gestionar recursos, aunque con la profesionalización de la gestión de proyectos, crece su uso rápidamente.

En los cursos de ITC en Microsoft Project para la gestión de proyectos, es muy habitual que utilicemos como uno de los ejemplos para practicar la reforma de una cocina, y es curioso como después del curso, te encuentras a muchos alumnos después y te cuentan que utilizaron Ms Project para gestionar la reforma de su casa o de la oficina, y tras el curso y esa experiencia, ahora ya lo están llevando a su trabajo, que puede ser en el sector TIC, el industrial, la ingeniería, los RR.HH., la financiera… Microsoft Project es útil para todos los profesionales, áreas de negocio y sectores, porque permite rápidamente controlar la gestión de los proyectos y mantenerlos todos unidos, interoperados y controlados.

6 buenas razones por las que Microsoft Project es el software de gestión de proyectos más utilizado.

1. Imagen y manejo Office: ese término acuñado por Bill Gates, fundador de Microsoft, define a la perfección los términos de usabilidad del software Microsoft, incluido Microsoft Project, basándose en una interface fácil de usar, intuitiva, y con una reducida curva de aprendizaje en la que los nuevos usuarios avanzarán muy rápido en su manejo y aplicación profesional.

Es muy similar en apariencia a Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint,…por lo que desde el primer momento sabremos lo suficiente para iniciar un nuevo proyecto de gestión.

2. Integración total con Excel, Word, Access…

El 95% de los profesionales que asisten a nuestros cursos de Microsoft Project para la gestión de proyectos, tienen la información de sus proyectos: recursos, calendarios, diagramas de Gantt, etc., en tablas de Excel, bases de Access, informes en Word o PowerPoint…  Microsoft Project está diseñado para recoger toda esa información de distintos archivos y programas, centralizarla, procesarla, y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos.

Importar a Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fácil y natural, por lo que podremos seguir usando nuestros viejos e ineficaces métodos de gestión mientras aprendemos a dominar Microsoft Project, y utilizaremos la integración en nuestro beneficio cuando ya seamos unos expertos de Project, amén de que podremos seguir compartiendo la información de nuestros proyectos con aquellos compañeros, jefes, clientes…que aun no manejan Microsoft Project, aunque tarde o temprano les convenceréis de que se pasen.

3. Ahorrar tiempo: Tener la planificación de nuestro proyecto o proyectos en un mismo lugar, con control sobre las fuentes de información, y compartido en equipo, ahorra mucho tiempo en la empresa.  Se reducen las idas y vueltas de preguntas por e-mail, teléfono o reuniones, los malentendidos que surgen tan rápidamente fuera del ámbito de la objetividad de los datos en un software de gesitón, los errores, los cálculos… Microsoft Project está diseñado para optimizar los proyectos, y como parte de los recursos de la empresa y los proyectos que somos los profesionales de la misma, también nos ayuda a ser más productivos, y por tanto optimiza nuestras tareas de gestión.

5. Elimina la superposición de trabajo: no hay nada más frustrante que tener a dos personas o más trabajando exactamente en la misma tarea de manera duplicada, triplicada, .. o peor aún, tener una persona sin carga porque se pensaba que su tarea estaba siendo realizada por otra persona. Errores e ineficiencias, que de acuerdo a los numerosos estudios que se hacen sobre la productividad de las empresas, ocurren con mucha frecuencia, y grave pérdida de productividad en las empresas.  Microsoft Project resuelve estos problemas, etiquetando y especificando con precisión y claridad, quienes, y el qué, hace cada miembro del equipo tanto a nivel de gestión, como de producción, como de cualquier otra tarea que esté dentro de nuestros proyectos empresariales.

6. Facilita la gestión visual de los proyectos: Para analizar situaciones en proyectos, su marcha, detectar desviaciones… Microsoft Project tiene potentes herramientas que nos ayudarán a realizar ese trabajo con mucha mayor sencillez, rapidez y capacidad. Informes gráficos bien sintetizados y diseñados a la medida de cada tipo de usuario (lector), comparación de plan de proyecto por líneas base frente a la real, señalización de desviaciones en tiempo real… en Ms Project todo está diseñado para tomar una decisión acertada de manera rápida, pudiendo obtener datos adicionales de manera rápida, porque toda la información está organizada, ordenada y rápidamente accesible.

Solo estás 6 ventajas de Microsoft Project ya hace que merezca la pena invertir nuestro tiempo en conocer este programa, y emplearlo para gestionar óptimamente nuestros proyectos.

Es cierto que Microsoft Project es un programa tan profundo, complejo, y potente, que requiere un conocimiento muy preciso de su manejo, así como por sí solo no gestiona proyectos, sino que precisa de conocimientos de gestión de proyectos mediante ésta misma herramienta u otras. Para alcanzar un buen nivel profesional, la mejor solución pasa por participar en buenos cursos de Gestión de Proyectos con Microsoft Project, y continuar inmediatamente practicando e implantado Project en nuestro trabajo y nuestra organización.

Próximamente celebraremos una nueva edición de nuestro exitoso curso Microsoft Project para la gestión de proyectos, en la que los asistentes aprenderán practicando con Ms Project, a gestionar proyectos con él, por lo que estáis todos invitados a participar.

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