Los riesgos en la Gestión de Proyectos para el Director y Jefe de Proyectos. (II) Cuidado con los objetivos poco realistas


errores en la gestión de proyectos

Pablo Castillo, Consultor empresas ITC

En la anterior entrada del blog reflexionamos sobre algunas de las características personales y profesionales que debe de reunir el jefe de proyectos para gestionar adecuadamente todo el riesgo que le transfieren quienes se relacionan con él a través de los proyectos.

Hoy vamos a poner etiqueta al primer riesgo serio al que se enfrenta el jefe de proyectos: La imposición de objetivos poco o nada realistas.

Cuando se inicia un proyecto, éste precisa de una serie de taraes y procesos necesarios para que comience de manera adecuada. Se empieza por comprender los objetivos del proyecto, las necesidades del cliente, analizar a los stakeholders (interesados en el proyecto), establecer los requerimientos, así como identificar las restricciones del proyecto. A continuación es preciso definir el alcance del proyecto y establecer la planificación y las estimaciones para crear el cronograma al mismo tiempo que se identifican los riesgos vinculados al mismo.

Hasta aquí perfecto, pero…

  • ¿se ven los objetivos afectados por deseos y/o presunciones vagas sobre lo que se debe lograr?
  • ¿se establecen hitos de costes o temporales antes de que el proyecto tenga una planificación racional?
  • ¿se establecen límites prefijados y la urgencia y la impaciencia pesan más que la metodología y la prudencia?.

Son tres preguntas largas y cargadas de contenido a las que se les contesta en muchas ocasiones un muy problemático “si”.

Esto sitúa al director o jefe de proyectos en una situación muy delicada, prácticamente de riesgo mortal, porque todos conocemos que la realidad va mucho más allá de la Ley de Murphy, y los cúmulos de males lejos de solucionarse fácilmente, tienden a desencadenar otros problemas y desastres, que en muchas ocasiones acaban poniendo un sello de “fracaso absoluto” al proyecto en forma de gritos de un cliente, gritos de los superiores, gritos de las cuentas bancarias de la empresa, y… gritos, muchos gritos que en general difícilmente se acallan y se olvidan.

El jefe de proyectos tiene que hacer llegar a todos los niveles organizacionales de la empresa, que los objetivos de todos los proyectos deben ser realistas, y que para ello precisa de valoraciones exactas y fidedignas, así como de órdenes y decisiones realistas por encima de los deseos. Tiene que convencer de que la planificación racional ahorra costes derivados de errores y desastres, y que para ello es preciso comprender, implantar y trabajar con metodología, sabiendo resguardarse de manera lógica en la prudencia.

Es una tarea ardua y compleja, pero la recompensa en forma de proyectos controlados con mucho menor riesgo asumido hace que merezca la pena ¿no creéis?

Seguiremos viendo trampas mortales del día a día en los proyectos, pero ¿qué opinión os merece éste? ¿Cuál de los nombrados os crea mayores problemas a vosotros? ¿Qué pensáis que hace falta hacer para cambiar la gestión de proyectos en las empresas hacia entornos mucho más controlados?


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Los riesgos en la Gestión de Proyectos para el Director y Jefe de Proyectos. (I) Roles y habilidades clave

Pablo Castillo, Consultor de empresas en ITC

El Jefe de Proyectos vive al límite, enfrentándose a problemas súbitos y situaciones desafiantes que le exigen tomar decisiones con tanta o más presión que quién decide la final para su equipo con un tiro de penalti.

Lo que se suele calificar como responsabilidad, realmente se trata de una transferencia de riesgo realizada desde múltiples lugares (compañeros, clientes, proveedores, etc) hacía el Jefe o Director de Proyectos, el cual debe asumir y gestionar. Y para hacerlo debe poner en práctica su mejor nivel en como mínimo estas habilidades y roles clave:

Conocimientos de Project Management: Metodología y herramientas

Es obvio que conocer la metodología de gestión de proyectos a nivel estratégico y práctico es el fundamento para gestionar un proyecto, sus riesgos asociados, y el propio asumido como gestores. De la profundidad del conocimiento y la destreza en el desempeño de funciones, dependerá buena parte del éxito en la toma de decisiones sobre los proyectos a nuestro cargo.

Habilidades interpersonales

Liderazgo, confección de equipos, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, negociación y resolución de conflicto son cualidades que contribuirán a dinamizar los proyectos, incrementar el compromiso de los involucrados y mejorar la aplicación de decisiones.

Conocimientos técnicos

Conocer la industria, las técnicas, los productos, los procesos, los estándares y las regulaciones, dota de anticipación, visión, capacidad de observación y crítica sobre la realidad de las operativas, y en definitiva, a gestionar el alcance y el coste de manera cercana a la realidad de cada proyecto y sus condiciones en tiempo real.

Habilidades directivas en general

A los proyectos les afectan también la contabilidad,  las finanzas, las compras  y las contrataciones. Las ventas y el marketing. Los contratos y las leyes comerciales. La producción, distribución y logística. Los planteamientos estratégicos, tácticos y operativos. Las estructuras organizacionales, la administración de recursos humanos y la seguridad laboral. Por ello un Director o Jefe de Proyecto debe conocer estas áreas desde el punto de vista directivo, y usarlas en su favor para minimizar riesgos, y optimizar los proyectos.

Habilidades personales

La integridad y la honestidad, junto a una buena tolerancia a incertidumbres y ambigüedades, define decisiones claras y concidas, y logra que estas sean mejor aceptadas por los reacios a ellas. La persuasión, la asertividad, la proactividad, como ser abierto y accesible, son otras tantas cualidades que mejoran la marcha de cualquier proyecto desde la dirección, y que por lo tanto mejoran la gestión del riesgo soportado.

Sin duda son muchas medallas de campeón las que debe llevar colgadas al cuello el Jefe de Proyectos, y quienes aspiran a serlo, entrenar y competir tanto o más que los que ya lo son. De otra manera superar los riesgos y retos de los que vamos a ir hablando en próximos post puede ser misión imposible!

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