Internacionalización de empresas, Gestión de Proyectos PMI e ISO 21500

Internacionalización de proyectos, Project Management, PMI, PMP e ISO 21500

Con el mercado nacional hundido, sino en el mejor de los casos estancado, el logro de contratos en el ámbito internacional ha resultado la tabla de salvación de muchas organizaciones, que además ahora diseñan su futuro estratégico a medio y largo plazo en el exterior.

Competir por contratos y participar en proyectos internacionales exige mejorar y optimizar procesos, proyectos, recursos, conocimientos, tecnologías y capacidades, lo que supone un ambicioso y complejo proyecto de cambio para las organizaciones, pero necesario, y que siguiendo los pasos adecuados es posible abordarlo de manera ordenada y efectiva.

La Gestión de Proyectos, con más de 120 años de experiencia ha crecido y evolucionado en contextos de crisis global ayudando a las organizaciones a adaptarse a los constantes cambios de los mercados nacionales e internacionales, con especial atención a la exportación de bienes y servicios. Tejidos empresariales como el de EE.UU., Reino Unido, Alemania, Suecia, Japón,… han liderado la conquista de los mercados internacionales, haciéndose habitual que tanto multinacionales como pequeñas empresas hayan competido en los últimos 50 años por conseguir contratos en cualquier lugar del mundo en el que hubiera una oferta, un escenario que desde 2009 se ha transformado.

Con mayor o menor rapidez, muchas empresas españolas interpretaron la paralización de la demanda nacional como la última llamada para la internacionalización antes de tener que dejar de existir, y en esta reacción a tiempo, la Gestión de Proyectos PMI y la ISO 21500 de Gestión de Proyectos está siendo y va a ser fundamental para alcanzar competitividad internacional.

La figura del Project Manager Professional

La falta de tradición en España en Project Managment se está supliendo en numerosos casos de éxito con una altísima intensidad de formación e implantación en Gestión de Proyectos. La inversión de las empresas españolas en cualificar a sus profesionales en metodología y herramientas Project Management e implantarlas en la organización, está produciendo frutos competitivos notables en los que la figura emergente del Jefe de Proyectos o Project Manager PMP es clave.

Los Jefes de Proyectos como profesionales expertos en Project Management que dominan la metodología y su aplicación práctica, están liderando y gestionando el cambio de las organizaciones y sus profesionales hacia la mayor competitividad y alcance internacional que debe proveer la Gestión de Proyectos PMI.

“al principio la gestión de proyectos PMI me resultó un choque respecto a mi experiencia de gestión a la “latina”, pero según avanzaba en conocimiento y práctica, fui viendo las ventajas, y ahora mismo, hablar el mismo lenguaje y trabajar de la misma manera que nuestros socios y clientes, es la razón por la que estamos logrando contratos fuera de España, y por la que estamos alcanzando nuestros objetivos.”

J.L.A, Director de Operaciones, PMP, de empresa de fabricación de bienes de equipo de Asturias, España.

Analistas y empresas coinciden en que la recuperación y el crecimiento de las empresas españolas pasa por mejorar en su competitividad internacional y lograr colocar sus productos y servicios allá dónde esté la demanda. Y para ello es imprescindible llevar a cabo cambios ordenados y efectivos que posibiliten competir de igual a igual con organizaciones de otros países, cuestión en la que imagen, tradición y tópicos deben combatirse.

Demostrar la capacidad de gestión internacional

Los prejuicios y pensamientos pre-concebidos son inherentes a la condición humana, y las decisiones en las empresas las siguen tomando personas, por eso la imagen de liderazgo y éxito de las compañías de los países con mayor tradición de internacionalización y éxito como EE.UU., o Alemania, son un enorme handicap y barrera de entrada a los mercados frente a otras nacionalidades como la Española.

¿Cómo puede una empresa española con poca tradición exportadora, y ubicada en un tejido empresarial con menor tradición internacional, puede mejorar la percepción y por tanto confianza de los oferentes de contratos?

Utilizar las metodologías y herramientas con mayor implantación internacional, y demostrar (certificar) que se utilizan efectivamente y se dominan, es una de las maneras más efectivas para convencer de que nuestra capacidad para desarrollar con éxito el proyecto es la misma que la de otras organizaciones.

En este caso, la certificación PMP – PMI (Project Management Professional – Project Management Institute) y la recientemente publicada en 2013 ISO 21500 de Gestión de Proyectos, son el referente contractural, comercial y operacional, y por tanto la mejor respuesta ante las dudas que puedan tener los decisores sobre nuestras ofertas.

El equipo de consultoría en Gestión de Proyectos de ITC siempre está abierto para vuestras preguntas, y para ayudaros a conocer más a fondo la metodología y herramientas para vuestra profesión y vuestras organizaciones.

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Gestión visual de proyectos ágiles SCRUM con tableros Kaban – SCRUMBAN

tablero kanban en curso de scrum  con pizarra digital

tablero kanban para SCRUM en pizarra digital

Aunque al pensar en SCRUM todos visualicemos una pared, pizarra o similar con post-it, lo cierto es que SCRUM no recoge ninguna herramienta para visualizar los ítems de trabajo ni entra en los flujos de trabajo que siguen a esas tareas hasta que se terminan; Y sin embargo los tableros kanban se han popularizado como herramientas de visualización en SCRUM hasta el punto de integrarse a la perfección y dar vida al SCRUMBAN.

Para quienes aún no estén familiarizados con los tableros kanban en scrum, pueden visualizar cualquier tipo de tablero kanban dividido en columnas, en las cuales de se van colocando las tareas, que irán avanzado de izquierda a derecha de acuerdo a su estado de ejecución, pudiendo así seguir visualmente el estado de cada una (backlog, sprint..). La agilidad por practividad que aporta esta herramienta está íntimamente relacionada con los principios del manifiesto ágil, y aunque Scrum y Kanban tienen diferencias, en conjunto han demostrado empíricamente funcionar muy bien.

Visual Management for Agile teams  ejemplos de tableros kanban on Vimeo.

Es importante a la hora de crear nuestro modelo SCRUMBAN, que sepamos elegir lo mejor de SCRUM y de Kanban para crear el mix adecuado. Lo más importante es que del conocimiento y dominio avanzado que tengamos de SCRUM y de Kanban por separado, o de SCRUMBAN como conjunto, diseñemos el marco adecuado para nuestra organización, nuestros recursos, y nuestras preferencias, que optimicen la gestión ágil de nuestros proyectos.

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6 grandes ventajas de Microsoft Project

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Mientras que Microsoft Project es una herramienta omnipresente en las empresas de EE.UU., Alemania, Japón,… en España, a pesar de que Ms Project tiene más de 20 años de exitoso recorrido, aún es una herramienta desconocida o poco aprovechada por los profesionales tanto de la gestión de proyectos, como de otras áreas y funciones en las que es necesario gestionar recursos, aunque con la profesionalización de la gestión de proyectos, crece su uso rápidamente.

En los cursos de ITC en Microsoft Project para la gestión de proyectos, es muy habitual que utilicemos como uno de los ejemplos para practicar la reforma de una cocina, y es curioso como después del curso, te encuentras a muchos alumnos después y te cuentan que utilizaron Ms Project para gestionar la reforma de su casa o de la oficina, y tras el curso y esa experiencia, ahora ya lo están llevando a su trabajo, que puede ser en el sector TIC, el industrial, la ingeniería, los RR.HH., la financiera… Microsoft Project es útil para todos los profesionales, áreas de negocio y sectores, porque permite rápidamente controlar la gestión de los proyectos y mantenerlos todos unidos, interoperados y controlados.

6 buenas razones por las que Microsoft Project es el software de gestión de proyectos más utilizado.

1. Imagen y manejo Office: ese término acuñado por Bill Gates, fundador de Microsoft, define a la perfección los términos de usabilidad del software Microsoft, incluido Microsoft Project, basándose en una interface fácil de usar, intuitiva, y con una reducida curva de aprendizaje en la que los nuevos usuarios avanzarán muy rápido en su manejo y aplicación profesional.

Es muy similar en apariencia a Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint,…por lo que desde el primer momento sabremos lo suficiente para iniciar un nuevo proyecto de gestión.

2. Integración total con Excel, Word, Access…

El 95% de los profesionales que asisten a nuestros cursos de Microsoft Project para la gestión de proyectos, tienen la información de sus proyectos: recursos, calendarios, diagramas de Gantt, etc., en tablas de Excel, bases de Access, informes en Word o PowerPoint…  Microsoft Project está diseñado para recoger toda esa información de distintos archivos y programas, centralizarla, procesarla, y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos.

Importar a Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fácil y natural, por lo que podremos seguir usando nuestros viejos e ineficaces métodos de gestión mientras aprendemos a dominar Microsoft Project, y utilizaremos la integración en nuestro beneficio cuando ya seamos unos expertos de Project, amén de que podremos seguir compartiendo la información de nuestros proyectos con aquellos compañeros, jefes, clientes…que aun no manejan Microsoft Project, aunque tarde o temprano les convenceréis de que se pasen.

3. Ahorrar tiempo: Tener la planificación de nuestro proyecto o proyectos en un mismo lugar, con control sobre las fuentes de información, y compartido en equipo, ahorra mucho tiempo en la empresa.  Se reducen las idas y vueltas de preguntas por e-mail, teléfono o reuniones, los malentendidos que surgen tan rápidamente fuera del ámbito de la objetividad de los datos en un software de gesitón, los errores, los cálculos… Microsoft Project está diseñado para optimizar los proyectos, y como parte de los recursos de la empresa y los proyectos que somos los profesionales de la misma, también nos ayuda a ser más productivos, y por tanto optimiza nuestras tareas de gestión.

5. Elimina la superposición de trabajo: no hay nada más frustrante que tener a dos personas o más trabajando exactamente en la misma tarea de manera duplicada, triplicada, .. o peor aún, tener una persona sin carga porque se pensaba que su tarea estaba siendo realizada por otra persona. Errores e ineficiencias, que de acuerdo a los numerosos estudios que se hacen sobre la productividad de las empresas, ocurren con mucha frecuencia, y grave pérdida de productividad en las empresas.  Microsoft Project resuelve estos problemas, etiquetando y especificando con precisión y claridad, quienes, y el qué, hace cada miembro del equipo tanto a nivel de gestión, como de producción, como de cualquier otra tarea que esté dentro de nuestros proyectos empresariales.

6. Facilita la gestión visual de los proyectos: Para analizar situaciones en proyectos, su marcha, detectar desviaciones… Microsoft Project tiene potentes herramientas que nos ayudarán a realizar ese trabajo con mucha mayor sencillez, rapidez y capacidad. Informes gráficos bien sintetizados y diseñados a la medida de cada tipo de usuario (lector), comparación de plan de proyecto por líneas base frente a la real, señalización de desviaciones en tiempo real… en Ms Project todo está diseñado para tomar una decisión acertada de manera rápida, pudiendo obtener datos adicionales de manera rápida, porque toda la información está organizada, ordenada y rápidamente accesible.

Solo estás 6 ventajas de Microsoft Project ya hace que merezca la pena invertir nuestro tiempo en conocer este programa, y emplearlo para gestionar óptimamente nuestros proyectos.

Es cierto que Microsoft Project es un programa tan profundo, complejo, y potente, que requiere un conocimiento muy preciso de su manejo, así como por sí solo no gestiona proyectos, sino que precisa de conocimientos de gestión de proyectos mediante ésta misma herramienta u otras. Para alcanzar un buen nivel profesional, la mejor solución pasa por participar en buenos cursos de Gestión de Proyectos con Microsoft Project, y continuar inmediatamente practicando e implantado Project en nuestro trabajo y nuestra organización.

Próximamente celebraremos una nueva edición de nuestro exitoso curso Microsoft Project para la gestión de proyectos, en la que los asistentes aprenderán practicando con Ms Project, a gestionar proyectos con él, por lo que estáis todos invitados a participar.

SCRUM para sectores distintos al TIC

curso-scrum-kanban-infografiaSi piensas que Scrum y la gestión ágil de proyectos es una herramienta exclusiva de los equipos de desarrollo de software, estás perdiendo la oportunidad de mejorar la productividad de tu organización, equipo, y la tuya misma.

Scrum fue diseñada para mejorar la eficiencia durante de los proyectos TIC, pero como todas las buenas herramientas y ventajas, se puede exportar a otros ámbitos, y hoy la gestión ágil de proyectos con Scrum, está presente en marketing, finanzas, comunicación, diseño industrial… Y esta extensión a otros negocios tiene un gran sentido dado que la idea fundamental de Scrum es ayudar a los equipos a trabajar mejor y lograr productos y servicios de mayor calidad en menor tiempo. Beneficios deseables para cualquier sector ¿verdad?

Viendo el perfil de los alumnos que han asistido estos últimos años a los cursos de Scrum y Kanban que organizamos en ITC, y las empresas a las que hemos ayudado a implantar Scrum, podemos confirmar totalmente que ha crecido el número de empresas y profesionales que siguen y mejoran esta metodología ágil, y además con una evolución en el perfil desde el TIC a una extensión a otras áreas como las creativas, administrativas, comerciales, y en sectores tan diversos como la arquitectura, la salud, la ingeniería industrial, por citar algunos.

¿tienes dificultades para ver como Scrum puede ayudar a un equipo de comerciales, contables, diseñadores gráficos, etc…?

Lo primero piensa en que Scrum permite descomponer proyectos muy complejos en tareas manejables. Esto enfoca al equipo en las acciones necesarias para lograr los objetivos de esa tarea, y fomenta que se examinen y revisen las acciones individuales en relación al equipo

Scrum fomenta la responsabilidad individual y la autonomía de cada miembro del equipo, al mismo tiempo que se da transparencia para que todos vean lo que hacen todos, por lo que completar una tarea individual es misión y responsabilidad de uno, y al mismo tiempo de todos, lo que supone un mayor control y al mismo tiempo compromiso por asegurar la calidad del proyecto, y cumplir plazos.

Buena organización, comunicación abierta, y seguimiento “en tiempo real” del proyecto, son el núcleo de Scrum, y de cualquier gestión de proyectos eficaz en general; Porque Scrum es un marco ágil, diseñado para ofrecer mejores productos y servicios más rápido, lo cual nos obliga a medir y estar preparados para lo inesperado, y saber decir NO a las peticiones de cambios de bajo impacto que se nos presentarán. Aquí la figura del Scrum Master, como cerebro de operaciones buscando obstáculos y encontrando soluciones óptimas para gestionarlos, es fundamental.

¿Todo lo dicho hasta ahora sobre Scrum te parece útil para tu sector de negocio? Repitiendo una frase de este blog, y de todos los cursos de Scrum: “sirve para ofrecer mejores productos y servicios más rápido”, y cómo Scrum nos ayuda, es una auténtica bendición, si conocemos en profundidad Scrum, y aprovechamos su potencial cuando se adapte a nuestro proyecto.

¿Nos podéis contar vuestras experiencias?

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Certificación en la ISO 21500 de Gestión de Proyectos

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Si una de las principales ventajas de certificarse como profesional PMP es aprender a comunicarse y a trabajar en un lenguaje y modo común internacional, la certificación ISO21500 de Gestión de Proyectos comparte esta misma ventaja para las organizaciones.

La ISO 21500 surgió de la necesidad de ayudar a las organizaciones a disponer de una herramienta que las ayudara a gestionar proyectos, basándose en las mejores prácticas globales, y de manera armonizada, al igual que lo hace el PMI con los individuos. Así, desde su aprobación internacional hace ya varios meses, múltiples empresas en todo el mundo ya se han certificado, o están en proceso de certificación en la ISO 21500, lo que confirma el escenario prometedor que se dibujaba desde que se decidiera gestionar la ISO 21500.

La necesidad de disponer de un estándar global, era una vieja necesidad reclamada por profesionales y organizaciones, y que llevaba gestándose más de 7 años en el seno de ISO, dado que la globalización de los mercados, la creciente oferta internacional de proyectos, y la “profesionalización” de la gestión de proyectos mediante estándares unificados de gestión que ya utilizan más de 30 millones de Project managers en el mundo, conduce a que las organizaciones cuenten con un esquema estandarizado de buenas prácticas de gestión por el que guiarse.

Una vez desarrollada y aprobada, la ISO 21500 está demostrando ser una potente y útil palanca de cambio organizativo. El proceso de certificación facilita que se produzcan los deseados cambios en la metodología de trabajo de las organizaciones de manera alineada, y aprovechen más rápido las ventajas que supone la Gestión de Proyectos. Las empresas que cuentan con profesionales certificados PMP tienen una gran ventaja para el proceso de implantación y cambio, dado que buena parte de la ISO 21500 está fundamentada en la metodología de gestión de proyectos del PMI; Y aquellas que aun no cuentan con profesionales PMP, pueden apoyarse en consultores externos, mientras forman y certifican a sus profesionales en PMP, y a la empresa en ISO 21500.

Cada organización que se adapta al marco ISO 21500 y PMI, está abriendo vías de comunicación y trabajo, en la misma frecuencia y lenguaje que sus colaboradores, socios y demás interesados, por lo que mejoran los procesos de gestión de proyectos, que además están basados en las mejores prácticas y casos.

¿Ya adoptado vuestra empresa la ISO 21500? ¿Cómo ha sido el proceso? ¿Qué ventajas habéis encontrado? ¿Cómo os ha resultado su asimilación como PMP’S? esperamos vuestros comentarios y casos.

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Juega al F1 Project Management GRAN PRIX

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La comunicación en los proyectos, además del 7º proceso del PMBOK, es el talón de Aquiles de muchos equipos de trabajo y organizaciones. Y aunque haya quién lo trate como un problema menor, lo cierto es que una mala gestión de la comunicación provoca enormes pérdidas de tiempo, numerosos errores, mayores riesgos, peores relaciones… lo que al final se traduce en mayores costes, incumplimiento de plazos, mermas en el alcance de los proyectos, y un futuro nada halagüeño para los próximos proyectos que deban abordar nuestros equipo de trabajo.

Pero hay que ser positivos y optimistas, porque la palanca de cambio y mejora está a nuestro alcance, e incluso puede resultar muy divertida. En todos los cursos que impartimos de Gestión de Proyectos PMI, Gestión de Costes, Riesgos, Scrum, … ¡aprendemos jugando!  Y es que la actividad lúdica, además de abrir nuestra mente a escenarios distintos y remotos, facilita que nos sumerjamos de lleno en la ficción que va a simular las situaciones prácticas sobre las que estamos aprendiendo y entrenándonos.

Si mejorar la comunicación de tu empresa, entre compañeros, socios, colaboradores, clientes y proveedores, es tu sueño, pero temes que lo rompan con tan solo mencionar la palabra “mejorar” – recuerda que casi nadie va a admitir que necesita mejorar en nada. ¡Glups!-, entonces seguro que te va a venir genial el juego que te contaremos a continuación, para que puedas invitarles a “jugar en equipo”, “entrenar” y “divertirse”, para lo que seguro son más receptivos J.

F1 PROJECT MANAGEMENT GRAND PRIX – El Juego de Gestión de las comunicaciones en proyectos.

Vuestra empresa acaba de entrar de lleno en el apasionante mundo de la Fórmula 1 creando una Scuderia destinada a batir a leyendas como Ferrari y McLaren, y jóvenes innovadores equipos como RedBull. En la competición tecnológica más avanzada y compleja, en donde las diferencias se miden en milésimas de segundo, la ineficiencia en las comunicaciones se paga en lamentables pérdidas de tiempo, catastróficos errores, y pérdida de competividad, que te conducen a la más dolorosa derrota. La pretemporada a comenzado: ¡es hora de trabajar para ser los mejores en la primera carrera!

El circuito y el coche:

Dibujado el trazado del circuito sobre una cartulina grande que descansará sobre una mesa, y fabricado nuestro coche de carreras con una circunferencia de cartón grueso de 20 cm de diámetro, atravesado en su centro por un rotulador, y con 6 agujeros cercanos al borde, en los que ataremos una cuerda, lazo o goma por agujero, estaremos listos para sacarlo a pista.

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El Reglamento de carrera:

Cada coche debe realizar una vuelta al circuito, dibujando una línea continua dentro de los límites del trazado, en el menor tiempo posible.

La punta del rotulador debe estar siempre en contacto con la pista, y debe realizarse el recorrido sin salirse del trazado, siendo la sanción por no tocar el circuito, o salirse, volver a empezar la vuelta desde la salida con el cronómetro corriendo.

El Equipo

Cada coche será dirigido por un piloto, dos ingenieros y tres mecánicos. Cada uno de ellos, tendrá que sustentar una de las 6 cuerdas que impulsan y dirigen nuestro F1. Las responsabilidades que tenga cada una de éstos en cuanto a dar órdenes, planificar carreras, mejorar el vehículo, etc, ya es una cuestión interna a resolver.

La carrera

El número adecuado de participantes es de 6 personas por equipo. Si hay menos personas por coche, deberá gestionarse esa contingencia, sin poder modificar el diseño del coche.

Se puede competir de dos maneras:

1. Contra el crono, buscando mejorar en velocidad de recorrido, y reducción de sanciones por dejar de tocar la pista o salirse de ésta.

2. Contra otros equipos, con el objetivo de ser los más rápidos. Puede competirse a la vez, clonando circuitos, o por turnos, ganando el que menos tiempo emplee.
El pódium.

Al finalizar la carrera, si hay varios equipos, cada uno de ellos se reunirá y deberá diseñar las declaraciones que hará el piloto y el director del equipo a la prensa y la afición, explicando por qué creen que han terminado en determinado puesto, por qué mejoran o no mejoran, y cuáles son sus planes para mejorar. Si solo hubiera un equipo, el debate será interno, pero también se hará.

Añadir una entrega de premios reales a los ganadores (vales de café, gorras de campeones, etc.) le dará un toque más divertido al ambiente competitivo.

  • El resultado tras cada carrera, y la evolución para mejorar la comunicación.
  • Los miembros del equipo se han comunicado para coordinarse.
  • Se repartieron roles, funciones y responsabilidades.
  • Se experimentaron los problemas habituales en la comunicación, en un ambiente distendido que no afecta a proyectos reales, por lo que se identificaron y reconocieron más fácilmente esos errores.
  • Se encontraron soluciones en equipo, lo que ha incrementado el compromiso de los participantes en mejorar su comunicación – sí, mejorar, porque admitiremos que podemos ser mejores 😉

 ¿Interesantes resultados verdad?

Lo ideal, es que se hagan 3 o 4 días de competición al año, introduciendo novedades como cambios en la configuración de equipos – los fichajes- para que todos interactúen con todos, se creen nuevos circuitos más enrevesados, se hagan más complejas las carreras añadiendo obstáculos, tapando los ojos de uno de los miembros del equipo, etc., y así, se sigan renovando las necesidades de mejorar en la gestión de la comunicación de los proyectos.

Puntos de aprendizaje:

Comunicación , colaboración y liderazgo: El moderador de estas sesiones, preferiblemente un profesional experto en Gestión de las comunicaciones en Proyectos , además de moderar y guiar los entrenamientos, carreras y debates, tendrá el objetivo de detectar a los líderes e introducir dificultades extra como no permitirles hablar durante un determinado tiempo, para que el resto del equipo se enfrente al habitual problema de no contar con la figura del líder.

Sea como parte de una formación completa en Gestión de Proyectos, o como una actividad aislada para mejorar la comunicación, las experiencias que tenemos siempre han sido muy gratas y productivas. Además de muy divertidas.

Os dejo un video muy cortito, del entrenamiento de un “potente” equipo alemán:

SCRUM y los equipos de trabajo en los que nunca se pone el sol.

scrum-kanban-agile-projectLa mayor satisfacción de la formación, es comprobar al tiempo de un curso como el de Scrum, que lo enseñado y entrenado con una organización les produce beneficios netos, y más especialmente, cuando se trata de cuestiones altamente complejas, como la de la gestión ágil de proyectos de desarrollo de software por equipos distribuidos por varios lugares del planeta.

Como en cada vez más empresas de TI, con este cliente ocurre que tiene localizados a sus equipos en lugares tan distantes y distintos del planeta como España, Suiza, India, Australia o EE.UU. entre otros, y como apunta muchas veces entre risas el equipo español, muchas veces se sienten con los problemas de Felipe II, al mando de un Imperio en el que nunca se pone el sol.

Contar con equipos distribuidos en distintos puntos geográficos, exige que la comunicación sea lo más clara y precisa posible entre los equipos. Gestionar proyectos con distintos husos horarios, las barreras del idioma, y diferencias culturales, son enemigos del trabajo en equipo, y el cumplimiento de los proyectos, pero ahí está el Agile Project Management con SCRUM para mejorar el rendimiento y solucionar los problemas de estos equipos distanciados.

¿Cómo ayudó SCRUM  a hacer frente a los problemas de esta organización? (información facilitada por el cliente)

Después de varías jornadas intensivas entrenando la gestión ágil de proyectos con SCRUM y KANBAN, e implantar en los meses siguientes la metodología ágil de gestión de proyectos, se comenzó a trabajar en los siguientes objetivos:

Planificar a diario las reuniones de colaboración entre equipos mediante el Planing de distribución de sprints, sprints de fases críticas y sprints finales

Los Product Owners se encargan de analizar la capacidad, y buscar oportunidades para crear equipos interdisciplinares dentro de las zonas de uso horario más cercanas, así como de coordinar las prioridades entre las distintas carteras de productos.

Analizar las dependencias de los equipos entre los distintos proyectos, de acuerdo a sus características e historias propias, antes de comprometerse.

Usar las “tres preguntas” de SCRUM con eficacia:

  • ¿Qué has hecho desde ayer?
  • ¿Qué es lo que harás hasta la reunión de mañana?
  • ¿Has tenido algún problema que te haya impedido alcanzar tu objetivo? 

Los equipos de SCRUM deben seguir la integración continua, la automatización de pruebas y la práctica del desarrollo basado en pruebas para fomentar la colaboración entre los equipos durante el Sprint.

Seleccionar en equipo al miembro que mejor represente al equipo ante otros equipos y el cliente.Tras varios meses trabajando en éstos objetivos principales, y otros secundarios de los que también nos han detallado acciones y soluciones que les ha aportado, el grado de cooperación entre equipos, y la productividad de la organización se ha incrementado notablemente, además de mejorar la química, un factor tan complejo de abordar, entre los equipos de distintos países.

¿Tenéis experiencia al respecto? ¿Habéis encontrado soluciones en vuestros proyectos mediante SCRUM? ¡Esperamos que compartáis vuestras experiencias y comentarios!

 

Película: SCRUM, gestión ágil de un proyecto real

tablero-scrum-kanban-curso

Hace cuatro años, llegó hasta nosotros, la que por aquel entonces era una pequeña empresa de desarrollo de software, con una pregunta:

– ¿Asistiendo a vuestro curso de SCRUM, vamos a llegar a protagonizar una película como ésta?

Scrum in the real world, an AGILE movie from Soul’ on Vimeo.

Y lo cierto es que han pasado los años, y aun no han dado el salto al vídeo, pero es un placer pasarse por sus instalaciones a primera hora de la mañana, y asistir a los movimientos en directo de post-it’s en el tablero Kanban, una reunión de iteración, y que con una sonrisa de satisfacción, te confirmen que SCRUM, les va como anillo al dedo para muchos de sus proyectos.

Documentar en la Gestión de Proyectos: herramienta de mejora

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No documentar adecuadamente la gestión de los proyectos, es uno de los males más comunes de las empresas , puesto que otorgar toda la responsabilidad a la memoria, es introducir una variable de altísimo riesgo.

En muchas organizaciones, es habitual escuchar discusiones entre responsables, acusando de faltar cierto recurso que se solicitó meses atrás (no se documentó la petición y falló el registro de acopio de material por ejemplo), con clientes quejándose del incumplimiento de un requisito dado (no se anotó, gestionó y ejecutó), o en general, entre miembros del equipo, pasándose la pelota de una responsabilidad, de unos a otros, por no haberse escrito unos roles, funciones y responsabilidades determinadas, por citar algunos ejemplos comunes.

Para evitar estos riesgos en los proyectos, es absolutamente importante que la gestión de proyectos sea un proceso que cuente con un alto o total grado de documentalización, de manera que quede reflejada la máxima información posible en esquemas, diagramas, planos, y otros documentos de registro y control para la gestión de proyectos.

Para decidir qué debemos documentar, y no caer en un exceso de empleo de recursos en esta tarea, y hacerlo de la manera más estandarizada posible, permitiendo la comparabilidad y transferencia entre proyectos, podemos utilizar el PMBOK del PMI como una guía ideal para la tarea de documentar, dado que encontraremos buenas prácticas profesionales de la gestión de proyectos, que nos llevarán a una metodología documental exitosa.

Hay valores añadidos que aporta la documentación en la gestión de proyectos, como las responsabilidades, que incrementan la puesta en valor de esta tarea, especialmente cuanto mayor es el riesgo de los proyectos, dado que si llega esa contingencia catastrófica… en el momento de asumir responsabilidades y señalar responsables, es mucho más complicado, si hay una buena documentación, que haya fuga de responsabilidades, se puedan encubrir errores, o se pueda justificar una exención con excusas de diversa índole…

En resumen, documentar en la gestión de proyectos, es reducir el riesgo, mejorar la comparabilidad entre proyectos,  favorecer el aprovechamiento de lo aprendido en proyectos anteriores, y una excelente herramienta para fijar las responsabilidades.

DE PROJECT MANAGER A DIRECTOR DE PMO ¿QUÉ ES LO SIGUIENTE?

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Tras haber sido Project Manager de algún tipo, desde hace 10 años, ahora ha llegado el ascenso a Director de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Es decir, ser gerente de proyecto senior, ejecutivo de proyecto, arquitecto de negocios, o cualquier otra posición similar que lleva a preguntarse ¿qué es lo siguiente?

La respuesta es: la estrategia. Como directivos, tenemos que entender la planificación estratégica, la gestión estratégica, y cómo todo esto encaja en la parte del negocio en el que estamos involucrados.

Las empresas, áreas, departamentos, de mayor éxito, tienen un plan estratégico sólido, y un proceso bien definido para seguir dicho plan. La clave está en la capacidad del Director en detectar los puntos estratégicos del plan que se deben vincular a cada proyecto, para fortalecer el enlace, potenciarlo y recoger mayores beneficios.

En muchas ocasiones, jefes de proyecto y directores de PMO, nos han explicado como el Plan Estretégico se establece en un nivel mucho más alto que el suyo, y sin posibilidad de involucrarse en él, residiendo la clave del éxito, en como director, conocer bien ese plan, quién lo creó, y cómo se gestiona.

Por tanto el Director de PMO debe descubrir cómo su trabajo encaja en ese plan. Agregar valor a su posición mediante la conexión de los puntos … que une el trabajo que hace a los proyectos en los que trabajan.

Mientras que el Director de PMO no pueda participar en el plan general estratégico corporativo, puede crear su propio plan de departamento, y aportar su capacidad para crear los vínculos estratégicos necesarios para una nueva mejora en la consecución de los objetivos.

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