6 grandes ventajas de Microsoft Project

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Mientras que Microsoft Project es una herramienta omnipresente en las empresas de EE.UU., Alemania, Japón,… en España, a pesar de que Ms Project tiene más de 20 años de exitoso recorrido, aún es una herramienta desconocida o poco aprovechada por los profesionales tanto de la gestión de proyectos, como de otras áreas y funciones en las que es necesario gestionar recursos, aunque con la profesionalización de la gestión de proyectos, crece su uso rápidamente.

En los cursos de ITC en Microsoft Project para la gestión de proyectos, es muy habitual que utilicemos como uno de los ejemplos para practicar la reforma de una cocina, y es curioso como después del curso, te encuentras a muchos alumnos después y te cuentan que utilizaron Ms Project para gestionar la reforma de su casa o de la oficina, y tras el curso y esa experiencia, ahora ya lo están llevando a su trabajo, que puede ser en el sector TIC, el industrial, la ingeniería, los RR.HH., la financiera… Microsoft Project es útil para todos los profesionales, áreas de negocio y sectores, porque permite rápidamente controlar la gestión de los proyectos y mantenerlos todos unidos, interoperados y controlados.

6 buenas razones por las que Microsoft Project es el software de gestión de proyectos más utilizado.

1. Imagen y manejo Office: ese término acuñado por Bill Gates, fundador de Microsoft, define a la perfección los términos de usabilidad del software Microsoft, incluido Microsoft Project, basándose en una interface fácil de usar, intuitiva, y con una reducida curva de aprendizaje en la que los nuevos usuarios avanzarán muy rápido en su manejo y aplicación profesional.

Es muy similar en apariencia a Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint,…por lo que desde el primer momento sabremos lo suficiente para iniciar un nuevo proyecto de gestión.

2. Integración total con Excel, Word, Access…

El 95% de los profesionales que asisten a nuestros cursos de Microsoft Project para la gestión de proyectos, tienen la información de sus proyectos: recursos, calendarios, diagramas de Gantt, etc., en tablas de Excel, bases de Access, informes en Word o PowerPoint…  Microsoft Project está diseñado para recoger toda esa información de distintos archivos y programas, centralizarla, procesarla, y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos.

Importar a Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fácil y natural, por lo que podremos seguir usando nuestros viejos e ineficaces métodos de gestión mientras aprendemos a dominar Microsoft Project, y utilizaremos la integración en nuestro beneficio cuando ya seamos unos expertos de Project, amén de que podremos seguir compartiendo la información de nuestros proyectos con aquellos compañeros, jefes, clientes…que aun no manejan Microsoft Project, aunque tarde o temprano les convenceréis de que se pasen.

3. Ahorrar tiempo: Tener la planificación de nuestro proyecto o proyectos en un mismo lugar, con control sobre las fuentes de información, y compartido en equipo, ahorra mucho tiempo en la empresa.  Se reducen las idas y vueltas de preguntas por e-mail, teléfono o reuniones, los malentendidos que surgen tan rápidamente fuera del ámbito de la objetividad de los datos en un software de gesitón, los errores, los cálculos… Microsoft Project está diseñado para optimizar los proyectos, y como parte de los recursos de la empresa y los proyectos que somos los profesionales de la misma, también nos ayuda a ser más productivos, y por tanto optimiza nuestras tareas de gestión.

5. Elimina la superposición de trabajo: no hay nada más frustrante que tener a dos personas o más trabajando exactamente en la misma tarea de manera duplicada, triplicada, .. o peor aún, tener una persona sin carga porque se pensaba que su tarea estaba siendo realizada por otra persona. Errores e ineficiencias, que de acuerdo a los numerosos estudios que se hacen sobre la productividad de las empresas, ocurren con mucha frecuencia, y grave pérdida de productividad en las empresas.  Microsoft Project resuelve estos problemas, etiquetando y especificando con precisión y claridad, quienes, y el qué, hace cada miembro del equipo tanto a nivel de gestión, como de producción, como de cualquier otra tarea que esté dentro de nuestros proyectos empresariales.

6. Facilita la gestión visual de los proyectos: Para analizar situaciones en proyectos, su marcha, detectar desviaciones… Microsoft Project tiene potentes herramientas que nos ayudarán a realizar ese trabajo con mucha mayor sencillez, rapidez y capacidad. Informes gráficos bien sintetizados y diseñados a la medida de cada tipo de usuario (lector), comparación de plan de proyecto por líneas base frente a la real, señalización de desviaciones en tiempo real… en Ms Project todo está diseñado para tomar una decisión acertada de manera rápida, pudiendo obtener datos adicionales de manera rápida, porque toda la información está organizada, ordenada y rápidamente accesible.

Solo estás 6 ventajas de Microsoft Project ya hace que merezca la pena invertir nuestro tiempo en conocer este programa, y emplearlo para gestionar óptimamente nuestros proyectos.

Es cierto que Microsoft Project es un programa tan profundo, complejo, y potente, que requiere un conocimiento muy preciso de su manejo, así como por sí solo no gestiona proyectos, sino que precisa de conocimientos de gestión de proyectos mediante ésta misma herramienta u otras. Para alcanzar un buen nivel profesional, la mejor solución pasa por participar en buenos cursos de Gestión de Proyectos con Microsoft Project, y continuar inmediatamente practicando e implantado Project en nuestro trabajo y nuestra organización.

Próximamente celebraremos una nueva edición de nuestro exitoso curso Microsoft Project para la gestión de proyectos, en la que los asistentes aprenderán practicando con Ms Project, a gestionar proyectos con él, por lo que estáis todos invitados a participar.

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Autodesk REVIT en el mundo: Construcción, mecánica, electricidad y sistemas de bombeo, en 3D bidireccional

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¿Cómo es posible que pequeños estudios de arquitectura e ingeniería, puedan diseñar y dirigir grandes obras de construcción? El BIM (Building Information Modeling) y MEP (Mechanical, electrical, and plumbing services) son la clave, y Autodesk REVIT, el software estandar elegido por los profesionales y la arquitectura, construcción e instalación.

Si hacemos un viaje alrededor del mundo e investigamos cómo se ha ido implantando con firmeza REVIT BIM en las distintas potencias mundiales en el campo de la construcción, encontraremos interesantes referencias que nos ayudarán a comprender el alcance del formato BIM.

En EE.UU. por ejemplo, la GSA (General Services Administration) y la USADE (Cuerpo de Ingenieros de la Armada) exigen desde 2007 y 2008 respectivamente,, que los proyectos de nueva construcción se lleven en formato BIM.Los países norte europeos, reconocidos por su alto desarrollo en proyecto complejos de ingeniería y construcción, como Suecia, Finlandia y Noruega, son líderes en el empleo de BIM para diseña y ejecutar tanto grandes como pequeños infraestructuras, siendo de obligado uso para quienes diseñen y construyan para el gobierno, con el objetivo de agilizar los proyectos, dotarlos de mayor calidad e innovación, y favorecer a las pequeñas empresas, y su colaboración en los macro-proyectos. En Australia la majestuosa y compleja Opera de Sydney, es el ejemplo más emblemático de cómo abordar la construcción y las instalaciones de una gran obra, de manera coordinada, eficaz y ágil gracias al uso de REVIT BIM y MEP. Los exuberantes proyectos de los Emiratos Árabes, son llevados a cabo mediante REVIT, por empresas grandes y pequeñas de todo el mundo, que mediante el uso de BIM, hacen realidad los mega-proyectos más complejos de este gigante, lider en el uso del BIM. Y podemos continuar con el caso del Reino Unido, en donde será de obligado uso a partir de 2016 el marco BIM para trabajar para las Administraciones Públicas Británicas, o continuar la ejemplificación citando a China, Alemania, Holanda, Chile, Perú, Sudáfrica…todos ellos países en los que el BIM ya está consolidado o crece su implantación a ritmo exponencial.

¿Y cual es la posición de España respecto al BIM y MEP?

Los profundos y convulsos cambios producidos en el sector de la construcción español, han propiciado que la implantación de Autodesk Revit BIM y MEP, esté creciendo en los cuatro años de manera acelerada. La reducción del número de profesionales que integran los estudios de arquitectura e ingeniería, la necesidad de acceder de manera competitiva a proyectos de ámbito internacional, y el mayor número de empresas participantes en un mismo proyecto, han lanzado a Autodesk Revit BIM y MEP, por ser justo la herramienta que soluciona estas necesidades.

Ante todo el software BIM permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, por lo que con menos recursos, podemos hacer lo mismo y más que con el viejo sistema de diseño y gestión en CAD 2D. Esa mayor rapidez en la ejecución de fases de los proyectos, permite invertir mayor tiempo en mejorar la calidad de éstos, y estudiar soluciones más innovadoras. Así como mayor rapidez, es también mayor velocidad de respuesta las necesidades y cambios de clientes y mercados. Además trabajar en BIM permite compartir de manera más ágil y efectiva grandes y complejos proyectos, entre múltiples delineantes, arquitectos, ingenieros… de la misma empresa y equipo, o de muchas y distintas organizaciones, aportando cada parte desarrollada, a una construcción en común, con un mismo “lenguaje”, lo que permite integrar, comparar, detectar errores, estudiar variaciones y efectos…

Ser capaces de planificar y visualizar todos los aspectos de los proyectos de construcción a través de BIM se ha convertido en una necesidad lógica. Una inversión en presente y futuro que vamos a rentabilizar.

En ITC ya contamos con múltiples empresas que están implantando con éxito BIM Y MEP, y de las que os iremos contand¿Nos podéis contar vosotros cómo ha sido vuestro proceso de implantación de Autodesk Revit BIM y MEP? ¿Qué ventajas e inconvenientes encontráis respecto al modelo tradicional de proyecto en CAD 2D? Esperamos vuestros comentarios.

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Despertar, motivar y activar al alumno para alcanzar nuevas metas formativas.

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Pablo Castillo. Linkedin Profile

Dormirse, desconectar, no razonar, perderse… son acciones muy comunes de los alumnos durante la formación, tanto en la escolar, como la profesional, fruto de una metodología educativa poco o nada adaptada al modo de funcionar de nuestro cerebro.

El tradicional sistema empleado aun de “mostrar el profesor, aceptar el alumno, y continuar” choca deliberadamente con la necesidad que tenemos de desarrollarnos continuamente, dado que la ausencia de interacción, aun cuando se pueda levantar la mano y preguntar, penaliza la motivación y empobrece nuestra capacidad de aprendizaje.

Los métodos de formación “Show and Go”, en que el formador demuestra un proceso y pasa al siguiente sin permitir que los alumnos practiquen o lo hagan de manera mecánica, consiguen que el alumno se instale en una actitud completamente pasiva, y que el grupo pierda la oportunidad de generar debate, construir nuevas ideas, y afrontar nuevos retos formativos.

Despertar, motivarse y activarse para aprender.

Los mejores formadores de las más importantes organizaciones formativas, son expertos motivadores, además de profundos conocedores teórico-prácticos de una materia y su aplicación. Acogen a los alumnos como aprendices, y les motivan bajo la premisa de que como alumnos deban alcanzar el nivel en en el que superen al maestro. Se trata de enseñar a hacer, pensar y decidir, esperando además de los alumnos, que aún estando en fases incipientes de la formación,  sean capaces de rebatir a sus profesores, aportar ideas y soluciones de manera individual,  así como de  construir nuevos conceptos en grupo.

Estos formadores de élite, son expertos que involucran a los alumnos durante los cursos, talleres, jornadas, etc., como verdaderos activadores del ansia formativa, llevando al alumno a automotivarse para estar totalmente despierto durante la formación, ser proactivo en cada momento, ya sea teórico o práctico, y además que razonen, reflexionen, y aporten contenido propio, al mismo tiempo que avanza la formación. Y esto se logra convenciendo al alumno desde la presentación, de que la parte más importante de lograr nuevos conocimientos y habilidades, es su participación como alumnos, y que el aprendizaje activo mediante prácticas, dinámicas y juegos, les va a llevar a lograr las metas fijadas, e incluso superarlas, lo cual es la esencia de la verdadera formación productiva.

Reflexionando recientemente con Jaime Álvarez, miembro del equipo del ITC, y uno de los profesores más destacados en España, en aprendizaje, aplicación y productividad mediante herramientas tecnológicas en Ingeniería y Arquitectura, me hacía especial énfasis en la capital importancia de convencer al alumno, antes de empezar una formación, de que en el aula todos van a formar un equipo, y como tal van a alcanzar un o varios  logros importantes, y que para llegar a ese éxito, se van a evitar las disertaciones aburridas, y aprovechar ese espacio para que todos los alumnos participen.  “Ésto es vital, porque si alguno de los alumnos está acostumbrado a pasar las horas en el aula sin más… necesita saber que acaba de entrar en “otro mundo” formativo, mucho más sofisticado, y que le va a preparar de una manera que nunca antes había logrado”.

“Además, es fantástico ver como los otros alumnos, que ya han trabajado con nuestro sistema activo de clases, refuerzan este mensaje y ánimo, hablando de anteriores logros y su éxito de aplicación en el puesto de trabajo. Se crea un clima de actividad total, incluso en las horas más difíciles posteriores a una jornada intensa de trabajo. Se transforman los que aun eran alumnos pasivos, en activos, y esto, en la gran mayoría de ocasiones, sin ni si quiera haber comenzado aun la formación en sí.” Me cuenta Jaime con entusiasmo después de una clase de Autodesk Inventor Avanzada para jefes de proyecto de una importante ingeniería.

Profesores como Jaime, fomentan la participación y aprendizaje activo, mostrando el lado práctico y productivo de cada concepto y herramienta, y motivando al alumno a que prueben las nuevas habilidades adquiridas por sí mismos. El aula es un laboratorio en el que pueden experimentar seguros, contando además con la inestimable ayuda del profesor para encontrar soluciones a cada nuevo reto.

 “En cada curso, como profesor, aprendo tanto o más que cada alumno. Son grandes profesionales, que logro se sigan sintiendo profesionales durante el curso, y eso lleva a que con cada intervención de un alumno, o un grupo de trabajo, todos aprendamos una nueva manera de enfocar un problema técnico y resolverlo con eficacia y eficiencia”.

En el ITC sabemos que cuanto más se involucra a los participantes a lo largo de un curso,  más van a recordar  y poder aplicar de nuevo en el puesto de trabajo. Practicar, debatir, trabajar en grupo, buscar soluciones nuevas y jugar (sí jugar, un proceso formativo muy potente del que hablaré en un nuevo artículo), son las herramientas de la formación de éxito actual y hay que aprovecharlas y exprimirlas.

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