Juega al F1 Project Management GRAN PRIX

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La comunicación en los proyectos, además del 7º proceso del PMBOK, es el talón de Aquiles de muchos equipos de trabajo y organizaciones. Y aunque haya quién lo trate como un problema menor, lo cierto es que una mala gestión de la comunicación provoca enormes pérdidas de tiempo, numerosos errores, mayores riesgos, peores relaciones… lo que al final se traduce en mayores costes, incumplimiento de plazos, mermas en el alcance de los proyectos, y un futuro nada halagüeño para los próximos proyectos que deban abordar nuestros equipo de trabajo.

Pero hay que ser positivos y optimistas, porque la palanca de cambio y mejora está a nuestro alcance, e incluso puede resultar muy divertida. En todos los cursos que impartimos de Gestión de Proyectos PMI, Gestión de Costes, Riesgos, Scrum, … ¡aprendemos jugando!  Y es que la actividad lúdica, además de abrir nuestra mente a escenarios distintos y remotos, facilita que nos sumerjamos de lleno en la ficción que va a simular las situaciones prácticas sobre las que estamos aprendiendo y entrenándonos.

Si mejorar la comunicación de tu empresa, entre compañeros, socios, colaboradores, clientes y proveedores, es tu sueño, pero temes que lo rompan con tan solo mencionar la palabra “mejorar” – recuerda que casi nadie va a admitir que necesita mejorar en nada. ¡Glups!-, entonces seguro que te va a venir genial el juego que te contaremos a continuación, para que puedas invitarles a “jugar en equipo”, “entrenar” y “divertirse”, para lo que seguro son más receptivos J.

F1 PROJECT MANAGEMENT GRAND PRIX – El Juego de Gestión de las comunicaciones en proyectos.

Vuestra empresa acaba de entrar de lleno en el apasionante mundo de la Fórmula 1 creando una Scuderia destinada a batir a leyendas como Ferrari y McLaren, y jóvenes innovadores equipos como RedBull. En la competición tecnológica más avanzada y compleja, en donde las diferencias se miden en milésimas de segundo, la ineficiencia en las comunicaciones se paga en lamentables pérdidas de tiempo, catastróficos errores, y pérdida de competividad, que te conducen a la más dolorosa derrota. La pretemporada a comenzado: ¡es hora de trabajar para ser los mejores en la primera carrera!

El circuito y el coche:

Dibujado el trazado del circuito sobre una cartulina grande que descansará sobre una mesa, y fabricado nuestro coche de carreras con una circunferencia de cartón grueso de 20 cm de diámetro, atravesado en su centro por un rotulador, y con 6 agujeros cercanos al borde, en los que ataremos una cuerda, lazo o goma por agujero, estaremos listos para sacarlo a pista.

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El Reglamento de carrera:

Cada coche debe realizar una vuelta al circuito, dibujando una línea continua dentro de los límites del trazado, en el menor tiempo posible.

La punta del rotulador debe estar siempre en contacto con la pista, y debe realizarse el recorrido sin salirse del trazado, siendo la sanción por no tocar el circuito, o salirse, volver a empezar la vuelta desde la salida con el cronómetro corriendo.

El Equipo

Cada coche será dirigido por un piloto, dos ingenieros y tres mecánicos. Cada uno de ellos, tendrá que sustentar una de las 6 cuerdas que impulsan y dirigen nuestro F1. Las responsabilidades que tenga cada una de éstos en cuanto a dar órdenes, planificar carreras, mejorar el vehículo, etc, ya es una cuestión interna a resolver.

La carrera

El número adecuado de participantes es de 6 personas por equipo. Si hay menos personas por coche, deberá gestionarse esa contingencia, sin poder modificar el diseño del coche.

Se puede competir de dos maneras:

1. Contra el crono, buscando mejorar en velocidad de recorrido, y reducción de sanciones por dejar de tocar la pista o salirse de ésta.

2. Contra otros equipos, con el objetivo de ser los más rápidos. Puede competirse a la vez, clonando circuitos, o por turnos, ganando el que menos tiempo emplee.
El pódium.

Al finalizar la carrera, si hay varios equipos, cada uno de ellos se reunirá y deberá diseñar las declaraciones que hará el piloto y el director del equipo a la prensa y la afición, explicando por qué creen que han terminado en determinado puesto, por qué mejoran o no mejoran, y cuáles son sus planes para mejorar. Si solo hubiera un equipo, el debate será interno, pero también se hará.

Añadir una entrega de premios reales a los ganadores (vales de café, gorras de campeones, etc.) le dará un toque más divertido al ambiente competitivo.

  • El resultado tras cada carrera, y la evolución para mejorar la comunicación.
  • Los miembros del equipo se han comunicado para coordinarse.
  • Se repartieron roles, funciones y responsabilidades.
  • Se experimentaron los problemas habituales en la comunicación, en un ambiente distendido que no afecta a proyectos reales, por lo que se identificaron y reconocieron más fácilmente esos errores.
  • Se encontraron soluciones en equipo, lo que ha incrementado el compromiso de los participantes en mejorar su comunicación – sí, mejorar, porque admitiremos que podemos ser mejores 😉

 ¿Interesantes resultados verdad?

Lo ideal, es que se hagan 3 o 4 días de competición al año, introduciendo novedades como cambios en la configuración de equipos – los fichajes- para que todos interactúen con todos, se creen nuevos circuitos más enrevesados, se hagan más complejas las carreras añadiendo obstáculos, tapando los ojos de uno de los miembros del equipo, etc., y así, se sigan renovando las necesidades de mejorar en la gestión de la comunicación de los proyectos.

Puntos de aprendizaje:

Comunicación , colaboración y liderazgo: El moderador de estas sesiones, preferiblemente un profesional experto en Gestión de las comunicaciones en Proyectos , además de moderar y guiar los entrenamientos, carreras y debates, tendrá el objetivo de detectar a los líderes e introducir dificultades extra como no permitirles hablar durante un determinado tiempo, para que el resto del equipo se enfrente al habitual problema de no contar con la figura del líder.

Sea como parte de una formación completa en Gestión de Proyectos, o como una actividad aislada para mejorar la comunicación, las experiencias que tenemos siempre han sido muy gratas y productivas. Además de muy divertidas.

Os dejo un video muy cortito, del entrenamiento de un “potente” equipo alemán:

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IMPARTIR UN CURSO (III): HABILIDADES DEL FORMADOR

 

aula alumnos

Utilizar los recursos disponibles en la formación es una de las habilidades que el formador debe controlar. Es sumamente importante el acompañar las explicaciones teóricas de medios visuales que permitan al alumno asociar un concepto a una imagen o a un gráfico, ya que ayuda a aclarar o a entender ideas o conceptos abstractos difíciles de comprender.

Por ese motivo es conveniente acompañar nuestras exposiciones de presentaciones en PowerPoint, videos u otras herramientas similares.

Acompañando a estos recursos, siempre debemos incluir un apartado de ejercicios prácticos, en la que los alumnos podrán practicar individualmente o en grupos los conocimientos adquiridos hasta el momento y así afianzarlos y aplicarlos a su uso particular.

En realidad, los expertos en formación aconsejan que la estructura de una sesión sea 1/3 de teoría, 1/3 de práctica y 1/3 de feedback.

Feedback:

aprendizajeCuando des feedback a los alumnos:

  • Céntrate en su desempeño antes que en sus cualidades personales.
  • Describe lo que de hecho has observado o sentido más que enjuiciarlo o interpretarlo.
  • Asegúrate de que el alumno quiere feedback.
  • Da feedback lo antes posible. No lo obvies o retrases.
  • Da feedback sólo en aquello que los alumnos puedan aplicar y controlar.
  • Comenta los puntos realmente importantes y olvida los triviales.

Un feedback completo incluye:

  • Lo que se ha hecho bien.
  • Lo que se ha realizado incorrectamente.
  • Lo que se podía haber hecho. Demostrado, si es posible.
  • Cómo mejorar.
  • Aliento y motivación explicativa.

 Cuando se deba transmitir un feedback negativo, se deben evitar los comentarios negativos demasiado directos:

  • Preguntar sobre las consecuencias de su decisión.
  • Pedir la opinión de otros alumnos antes que dar la suya propia.
  • Preguntar si se han considerado otras opciones.
  • Formular la respuesta correcta sin incidir en los errores cometidos por los alumnos.
  • Evitar las expresiones negativas como “incorrecto”. “mal”, “no”, etc.
  • Centrarse en la causa del error más que en el propio error.
  • Restar importancia al error afirmando que se trata de algo común de fácil solución.
  • Transmitir confianza para que los alumnos no se sientan heridos.

comunicacion

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