Certificado digital ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Dónde lo conseguimos?

En el curso de Administración y Facturación Electrónica estamos tratando sobre algo vital en este proceso digital: Asegurar la identidad del usuario y proteger la transferencia de datos en el uso de servicios online. Para ello es imprescindible la certificación digital, un sistema que permite vincular a las personas físicas con datos electrónicos con la garantía mediadora de una entidad certificadora.

Un certificado digital es un documento que otorga una autoridad certificadora y que garantiza la relación entre una persona física y su firma digital.

La principal utilidad del certificado digital es que nos permite firmar documentos de manera electrónica. Al igual que en la oficina de Hacienda de nuestra ciudad el funcionario nos pide que firmemos de nuestro puño y letra un formulario, esto ocurre también en el mundo virtual, donde podemos firmar con garantías de legitimidad y propiedad de la firma, además de asegurar la integridad de un documento (para que no pueda ser modificado por ejemplo.

Su funcionamiento está basado en la seguridad. Para que un certificado digital tenga validez legal, tiene que estar certificado por una autoridad de certificación acreditada por la entidad pública de certificación del país correspondiente. En España es CERES (Certificación Española – Fábrica de Moneda y Timbre) quién se encarga de gestionar estos certificados. Tras los certificados digitales está el estándar X.509 el cual se basa en un algoritmo de criptología asimétrica. Este método utiliza dos claves por usuario: una privada y otra pública, siendo la autoridad correspondiente la que certifica que las dos claves son únicas por usuario y están vinculadas entre sí.

Con el certificado digital podemos hacer dos cosas:

  1. Garantizar la integridad del mensaje e identidad del remitente.

Nosotros como remitentes firmamos digitalmente un mensaje (un presupuesto en PDF a enviar por correo electrónico por ejemplo). Lo hacemos con nuestra clave privada y se lo enviamos al destinatario, el cual podrá comprobar tanto nuestra identidad, como la integridad del mensaje. Y si alguien quiere manipular ese documento, se romperá el certificado, con lo cual dejará de tener validez puesto que ya no estará firmado por nosotros.

2. Proteger la privacidad del envío.

En este caso como remitentes ciframos el mensaje (un e-mail por ejemplo) usando la clave pública del destinatario, y éste, para descifrar el mensaje, utilizará su clave privada. Como la clave privada sólo es conocida por el destinatarios, es imposible que un tercero pueda descifrar el mensaje si no tiene esa contraseña

Para obtener un certificado digital en España tenemos que acudir a CERES. Podemos usar el DNI electrónico para ello, o el siguiente procedimiento.

  1. Solicitar el certificado
  2. Acreditar nuestra identidad en una oficina de registro o acreditarnos virtualmente con el DNIe y un lector de tarjetas.
  3. Descargar el certificado

Cuando ya tengamos nuestro certificado digital proporcionado por CERES, éste se instalará de manera automática en el navegador web que usemos, así que después, cuando entremos por ejemplo en la página de la Agencia Tributaria, la DGT, nuestro Ayuntamiento, etc para hacer alguna gestión, si nos solicitan nuestra firma digital, será muy fácil identificarnos.

Recordad que también vamos a poder instalar el certificado digital en el gestor de correo electrónico que usemos para firmar nuestros correos cuando lo necesitemos, de manera que vamos a poder garantizar la integridad de nuestros envíos, y si queremos también la privacidad de lo enviado.

Avanzando en el curso de Administración y factura electrónica

El curso de Administración y Facturación electrónica que estamos impartiendo en el centro de formación de ITC en Gijón para FEMETAL avanza llegando esta tarde (jueves 7 de abril) a su cuarta sesión.

Durante las 9 primeras horas hemos repasado la legislación que ha abierto las puertas a la Administración Electrónica en España, desde las directivas europeas hasta la legislación española. También hemos tratado sobre las distintas identidades que las personas y las empresas podemos crear en la red, y cómo van generando una reputación online en nuestro entorno personal y profesional, tanto a través de cuentas de correo, como de redes sociales a las que nos vamos uniendo y medios sociales en los que participamos. Así mismo se ha contrastado esas identidades con la identidad que nos exigen en España las Administraciones Públicas con otros modelos como el británico o el americano.

Encaminados a la función digital, hemos descargado certificados digitales demo, los hemos instalado y desinstalado, trabajado con su clave privada y pública. Así como analizado a fondo el DNI electrónico, con el que estuvimos realizando trámites online, instalado lectores y drivers del DNIe…

Con todo esto, ya hemos entrado en cómo firmar, usar dicha firma y visualizar las diferencias y paralelismos entre el mundo físico y el mundo digital, con lo que ya estamos en la antesala de la Facturación Electrónica.

Normas y marco legal de la administración electrónica

o de administración y facturación electrónica en ITC Formación y Consultoria en Gijón AsturiasAyer Lunes  5 de abril comenzó el curso de FEMETAL en el centro formativo de ITC en Gijón, en Administración y Facturación Electrónica.

Dada la bienvenida a los alumnos, dispuestos a emprender una importante “terapia para dejar el papel…” se entró en materia en compañía de los dos profesores expertos en la materia, Roberto y JuanJo.

En la primera clase se abordaron las bases normativas y legales de las administración electrónica. Parte menos vistosa, pero necesaria de conocer y tener a mano, para conocer los derechos y las obligaciones de las empresas y los usuarios de la administración electrónica en su uso y aplicación. Así que para tener a mano los documentos en PDF, aportamos los links de las distintas normas para su repaso y/o consulta.

Conoce la factura electrónica: salvadora de árboles, administrativos y empresas

Facturación ElectrónicaPablo Castillo, Consultor de empresas ITC

El artículo que publicamos ayer sobre la administración electrónica y la coexistencia del mundo digital y el papel ha provocado bastantes preguntas respecto a un objeto entorno al cual todo son preguntas, incertidumbre, desorientación y una buena dosis de desconocimiento: La factura electrónica.

Antes de empezar a preguntarnos sobre obligatoriedades, plazos, tecnologías, formatos, programas, costes, etc, etc, etc… es necesario y principal saber qué es exactamente la factura digital.

La factura digital es el equivalente electrónico a la factura de papel. Al igual que leemos libros en la pantalla del ordenador o un ebook, y los podemos compartir con otros por ejemplo a través de correo electrónico, con la facturación electrónica prescindimos del papel (salvo que la queramos imprimir por el motivo que sea) y de servicio postal, y la pasamos a compartir en lo que tardamos en hacer un click desde nuestro ordenador.

De primeras ya vemos claramente que ahorramos en papel y espacio para almacenarlo, ganamos en rapidez para enviar y recibir facturas así como su agilidad de gestión ya que no es lo mismo buscar papeles en archivadores, que usar el buscador del ordenador ¿verdad?. Con esto estamos mejorando la productividad del día a día de la administración de la empresa y además conseguimos mayor seguridad, ya que no puede ocurrir que se pierdan papeles…se manchen de café y otros tantos desastres problemáticos que tenemos con el papel.

Y creo que con este simpático vídeo sobre nuestra protagonista del post, completamos un buen comienzo para introducirnos.

Iremos viendo con la colaboración de nuestros expertos y la vuestra, más materia sobre la facturación electrónica, que segura animará a muchos a dar el cambio y olvidarse de los problemas del papel.

Recordad que además del correo electrónico, tenéis a vuestra disposición el espacio de comentarios del blog, y así podemos compartir preguntas y respuestas, experiencias y otros datos de interés entre todos los que nos visitáis.

Administración electrónica. Coexistencia del mundo digital y el papel

Foto Experto en facturación electrónica y administración electrónica Juan José GarcíaJuan José García, es Técnico en Administración Electrónica,  Facturación Electrónica, Firma Digital y Confianza en la Red. Y colaborador de ITC en asesoramiento a empresas y formación a profesionales.

Los que estamos familiarizados con la administración electrónica, nos hemos acostumbrado a escuchar y repetir casi en automático, <<que el papel muere, que las Administraciones Públicas digitalizan todos sus procesos, que la facturación electrónica está a punto de implantarse de manera masiva y etc, etc, etc >>.  Sin embargo la realidad es más lenta en su avance y todavía dibuja un recorrido al papel en nuestro día a día, que no podemos desatender.

La administración electrónica es a las Administraciones Puúblicas, como la banca electrónica a la banca tradicional.

Están condenadas a entenderse aunque se miren de reojo con mucho recelo, y sobre este paralelismo podría escribir, gigas y gigas.

Como los amigos del Instituto Tecnológico del Cantábrico en Asturias me han pedido una breve reseña para su Blog, centramos el tiro hoy en la interación entre ambos mundos, el digital y el papel. Esta temática siempre salía a relucir en las charlas impartidas con la Fundación CTIC Sociedad de la Información y TKVicos durante el 2010, y casi siempre que trato en público temas relacionados con la firma electrónica y eConfianza en la Red.

¿Se pueden expedir los documentos emitidos por una administración en papel manteniendo su validez legal? En la Ley 11/2007 ya se previó que los documentos electrónicos que un ciudadano o empresa recibe de una administración es necesario imprimirlos, aunque solo sea para hacerlos valer en soporte físico ante un tercero.

Para mantener la seguridad jurídica del documento, se obliga a la impresión de un código aleatorio seguro de verificación que permitiría al receptor acceder a la Web del emisor y comprobar su autenticidad.

¿Dónde pueden estar los fallos de seguridad? El receptor de la “copia autentica en papel” (denominación de documento impreso que mantiene esa validez legal) mediante un cotejo visual, previa introducción del código de verificación comprueba su autenticidad. Es una seguridad teórica, por que accedes a la copia confiable, pero sujeto a errores de pequeñas alteraciones del documento no apreciables.

Se están dando casos de fraude en certificados de empadronamiento, certificados de estar al corriente de pagos y expedientes académicos.

La coexistencia es necesaria hasta que la interoperabilidad sea un hecho y no sea necesaria la impresión de los documentos y puedan circular libremente en el mundo digital los documentos de una entidad a otra con firma electrónica y toda la cadena de confianza de los prestadores de certificación.

A corto plazo se requiere de herramientas que automaticen este proceso de cotejo y que sustituya al ojo humano. Los documentos más comúnmente “modificados” son los certificados de empadronamiento y los certificados de Hacienda y de la Seguridad Social, aprovechando errores del personal encargado del cotejo en las correspondientes sedes electrónicas.

La realidad es que la extinción del papel en la administración es un objetivo difícil de alcanzar en el corto plazo, pero se está haciendo un esfuerzo considerable desde las propias administraciones para que gradualmente, los procesos sean completamente digitales y el papel quede cada vez mas aislado e innecesario en los procedimientos y expedientes.

ITC: Podéis hacer todas vuestras preguntas a nuestro experto en Administración electrónica, factura digital y sistemas de certificación, Juan José García, a través de los comentarios o mediante el formulario al correo electrónico que tenéis AQUÍ

Facturación electrónica: Economía, ecología y ¿obligación legal?.

Factura electrónica y administración electrónica en la empresa
Pablo Castillo, Consultor de empresas en ITC

La factura electrónica, como parte de la administración electrónica suscita de muchas preguntas (rozando el incremento exponencial) entre los profesionales y usuarios. Y es que si las grandes empresas están implantando estos sistemas de “oficina sin papel” por sus ventajas, las pyme’s, micropymes y los autónomos, también están entrando en su uso, y cuando no hay nadie en la empresa con conocimientos para ponerse con la tarea, surgen preguntas como la siguiente que corto y pego del correo de un cliente (que le suena lo de la facturación y administración electrónica, pero no tiene nada claro)

Para trámites vale que no hay nada mejor que lo on-line, pero y el tema de las facturas electrónicas ¿qué? He escuchado por ahí que ya te lo piden en muchos ayuntamientos, diputaciones, empresas… Nosotros hasta ahora no hemos trabajado con sector público aunque estamos en vistas a ello y tampoco ningún cliente  nos lo ha pedido, pero ya se de gente que le ha pasado que sí. ¿Qué me aconsejas? Aclárame un poco y te invito a un café.

Veamos: La ley de contratos del sector público 30/2007, obliga desde julio de 2010 en España, a que  todas las empresas que tengan que tengan que facturar a la administración estatal, lo hagan emitiendo factura electrónica. Este plazo se ha ido prorrogando en el tiempo, aunque ya es una exigencia real en varias entidades públicas estatales, autonómicas y algunos (pocos de momento) ayuntamientos. No obstante, están siendo las grandes empresas, las que adoptando el sistema electrónico, emiten facturas pero también las exigen en éste formato, dándose un cada vez más intenso “efecto arrastre”. Por lo que tarde o temprano tendremos que facturar de esta manera por obligación formal, más que legal.

Existen muy buenas razones para no esperar a “última hora” para hacerlo, como por ejemplo:

  1. Ahorro económico de costes de tiempo, material, gestión y archivo.
  2. Ahorro ecológico de papel
  3. Ahorro de desdichas en el “a prisa, corriendo y mal” por hacerlo en el último momento, justo cuando nos lo pidan.

Adoptar el sistema de administración y facturación electrónica es un proceso que podemos implantar de manera integral y total, o en otro caso “probar” comenzanzo a usarlo de manera básica y sencilla mientras aprendemos, ya que no hay problema legal en hacer convivir el papel con el modelo electrónico. Es más, compararemos y veremos por nosotros mismos las diferentes ventajas del nuevo sistema al tradicional.

¿Habéis tenido experiencia con la e-administración y la e-facturación? ¿Qué tal os está resultando? ¿Qué ventajas y qué dificultades tenéis? Si queréis preguntarnos algo, podéis escribir un comentario que contestaremos.

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