6 ventajas de Access que debes aprovechar – Curso de Access en FEMETAL

Cursos de FEMETAL 2014: curso de microsoft Access en el ITC

Con motivo del curso de Microsoft Access que impartiremos para FEMETAL a partir del día 17 de febrero, hoy hemos estado charlando entre el equipo de ITC: administración, formación, sistemas, ingeniería, gestión de proyectos… a cerca de Access y su menor popularidad que Microsoft Excel, aunque adorada e imprescindible para quieres conocen y dominan Access y por tanto se benefician de todas las ventajas de esta potente herramienta de gestión de la información.

Aunque pueda resultarnos “más natural” crear bases de datos y gestionarlas en Excel, esto es tan solo porque no le hemos dado una oportunidad de verdad a Access, la auténtica herramienta de gestión de datos, recordando que Excel está diseñada para calcular los datos que gestiona Access, y sobre la cual Clara, nuestra experta en Microsoft Office, nos ha revelado 6 ventajas muy interesantes:

1. Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos. La interfaz de Access, Microsoft Office Fluent, está diseñada para que cualquier usuario sin conocimientos especializados de bases de datos, pueda trabajar profesionalmente. Muchas veces la información que manejamos tiene que transcender nuestro disco duro local para ser compartida con otros usuarios, tarea para la que Access está diseñada específicamente resolviendo de manera muy sencilla su conexión con Microsoft Office SharePoint, pudiendo así compartir fácilmente archivos, realizar auditorías y consultas, o copias de seguridad.

2. Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas. Access viene con una completa biblioteca de solucioes prediseñadas que nos permitirán realizar el seguimiento de la información inmediata, sin necesidad de diseñar nosotros los formularios y los informes, valiosas herramientas de Access. Una vez que ya vayamos ganando soltura en Access podremos modificar estas plantillas, y crear las nuestras propias. El proceso de aprendizaje es natural y reporta grandes beneficios.

3. Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios. Access nos permite que presentemos de muy distintas y personalizadas maneras la información, una ventaja de la cual sacaremos mucho beneficio cuando queremos presentar un grupo de datos de distinta manera para distintos destinatarios. Las posibilidades aquí son muy amplias, lo que garantiza que cumplirá con prácticamente el total de nuestras necesidades.

4. Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel. Nos encantan las tablas de datos por lo útiles que son. Las aplicamos diariamente en nuestro trabajo para infinidad de objetivos, y aunque muchos utilicen Excel para ello, es sólo porque no han conocido el potencial y la facilidad con la que Access resuelve nuestras necesidades. Access está especializada en tablas, y por ello nos aporta funciones tan interesantes y productivas como la detección automática del tipo de información (fechas, monedas, etc.). Además todas nuestras tablas de Excel se pueden importar o pegar directamente Access y así realizar un seguimiento de la información más eficaz.

5. Valor añadido en los datos adjuntos y multivalor. Fotos de productos, hojas de cálculo, documentos de word, Pdf.. los campos de Access permiten adjuntar una amplia gama de archivos que enriquecen la información de los datos que almacenamos y gestionamos en Acccess. Además los campos multivalor nos permiten selecciona más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda, lo cual es verdaderamente útil en muchos casos.

6. Actualización y recopilación de información intuitiva y ágil. Envía un formulario a un compañero de equipo a través del correo electrónico y usa sus respuestas para rellanar y actualizar la tabla de Access sin necesidad de volver a escribir la información ¿ahorra tiempo y errores verdad? 

¿Qué os ha parecido? Interesantes y útiles  ¿verdad?, pues si queréis aprender mucho más sobre Access, como crear, gestionar y actualizar bases de datos, os invitamos a participar en el próximo curso que impartimos de Access y que cuenta con la financiación de FEMETAL, por lo que es gratuito.

AGENDA DE CURSOS FEMETAL 2014

Autocad, Excel y Access, combinados

 como combinar AUTOCAD, EXCEL y ACCESS

 

En uno de los cursos cursos de AutoCAD del ITC, Verónica D. nos  pregunta si podemos combinar AutoCAD con Excel y Access.

Efectivamente, la versión de AutoCAD 2013, lo permite desde el entorno de TABLAS en el menú ANOTAR/TABLAS/VINCULOS DE DATOS, DESCARGAR EN ORIGEN, CARGAR EN ORIGEN, EXTRAER DATOS.

Gracias a esta ventaja de AutoCAD 2013, podemos vincular una tabla a los datos de un archivo de Microsoft Excel (XLS, XLSX o CSV). Además se puede vincular a una hoja de cálculo completa, o a una celda, o a una columna, o a una fila individual, o a un rango de celdas de Excel, lo cual facilita una enorme versatilidad la que se nos ofrece.

Así mismo, AutoCAD, también permite actualizar los datos vinculados en un archivo externo, con los datos combinados en una tabla, como la tabla del dibujo.

Excel, Access y Autocad, están entre los programas de software más utilizados en el mundo, y su inter-operabilidad así lo demuestra.

Como siempre, el equipo del área de herramientas para ingeniería, diseño, arquitectura y construcción, del Instituto Tecnológico del Cantábrico, está a vuestra disposición para atender a vuestras preguntas.

Herramientas ofimáticas

 Hoy estrenamos el blog de Ofimática. La intención de este blog es, en todo caso, poner al alcance de todos nuestros lectores nuestros conocimientos sobre las Herramientas Ofimáticas y, por qué no, comprobar también los vuestros.

programas ofimaticos

herramientas ofimaticas

Debo decir que, indagando en el mundo de las Redes Sociales, me he quedado fascinada con todos los sitios a los que se puede acceder, lo que se puede compartir, aprender…, pero sobre todo, lo que más me fascina es el poder “entrar” en las mentes de las personas y conocer sus pensamientos y opiniones, lo cual permite a uno enriquecerse y hacerse más grande cada día.

Con este blog pretendemos no sólo poder aumentar vuestros conocimientos en ofimática sino también los nuestros, además de conocer vuestras opiniones y vuestros “trucos” con estas herramientas.

Espero que nuestros conocimientos y nuestros consejos os sean de interés y, sobre todo, de utilidad.

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