6 grandes ventajas de Microsoft Project

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Mientras que Microsoft Project es una herramienta omnipresente en las empresas de EE.UU., Alemania, Japón,… en España, a pesar de que Ms Project tiene más de 20 años de exitoso recorrido, aún es una herramienta desconocida o poco aprovechada por los profesionales tanto de la gestión de proyectos, como de otras áreas y funciones en las que es necesario gestionar recursos, aunque con la profesionalización de la gestión de proyectos, crece su uso rápidamente.

En los cursos de ITC en Microsoft Project para la gestión de proyectos, es muy habitual que utilicemos como uno de los ejemplos para practicar la reforma de una cocina, y es curioso como después del curso, te encuentras a muchos alumnos después y te cuentan que utilizaron Ms Project para gestionar la reforma de su casa o de la oficina, y tras el curso y esa experiencia, ahora ya lo están llevando a su trabajo, que puede ser en el sector TIC, el industrial, la ingeniería, los RR.HH., la financiera… Microsoft Project es útil para todos los profesionales, áreas de negocio y sectores, porque permite rápidamente controlar la gestión de los proyectos y mantenerlos todos unidos, interoperados y controlados.

6 buenas razones por las que Microsoft Project es el software de gestión de proyectos más utilizado.

1. Imagen y manejo Office: ese término acuñado por Bill Gates, fundador de Microsoft, define a la perfección los términos de usabilidad del software Microsoft, incluido Microsoft Project, basándose en una interface fácil de usar, intuitiva, y con una reducida curva de aprendizaje en la que los nuevos usuarios avanzarán muy rápido en su manejo y aplicación profesional.

Es muy similar en apariencia a Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint,…por lo que desde el primer momento sabremos lo suficiente para iniciar un nuevo proyecto de gestión.

2. Integración total con Excel, Word, Access…

El 95% de los profesionales que asisten a nuestros cursos de Microsoft Project para la gestión de proyectos, tienen la información de sus proyectos: recursos, calendarios, diagramas de Gantt, etc., en tablas de Excel, bases de Access, informes en Word o PowerPoint…  Microsoft Project está diseñado para recoger toda esa información de distintos archivos y programas, centralizarla, procesarla, y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos.

Importar a Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fácil y natural, por lo que podremos seguir usando nuestros viejos e ineficaces métodos de gestión mientras aprendemos a dominar Microsoft Project, y utilizaremos la integración en nuestro beneficio cuando ya seamos unos expertos de Project, amén de que podremos seguir compartiendo la información de nuestros proyectos con aquellos compañeros, jefes, clientes…que aun no manejan Microsoft Project, aunque tarde o temprano les convenceréis de que se pasen.

3. Ahorrar tiempo: Tener la planificación de nuestro proyecto o proyectos en un mismo lugar, con control sobre las fuentes de información, y compartido en equipo, ahorra mucho tiempo en la empresa.  Se reducen las idas y vueltas de preguntas por e-mail, teléfono o reuniones, los malentendidos que surgen tan rápidamente fuera del ámbito de la objetividad de los datos en un software de gesitón, los errores, los cálculos… Microsoft Project está diseñado para optimizar los proyectos, y como parte de los recursos de la empresa y los proyectos que somos los profesionales de la misma, también nos ayuda a ser más productivos, y por tanto optimiza nuestras tareas de gestión.

5. Elimina la superposición de trabajo: no hay nada más frustrante que tener a dos personas o más trabajando exactamente en la misma tarea de manera duplicada, triplicada, .. o peor aún, tener una persona sin carga porque se pensaba que su tarea estaba siendo realizada por otra persona. Errores e ineficiencias, que de acuerdo a los numerosos estudios que se hacen sobre la productividad de las empresas, ocurren con mucha frecuencia, y grave pérdida de productividad en las empresas.  Microsoft Project resuelve estos problemas, etiquetando y especificando con precisión y claridad, quienes, y el qué, hace cada miembro del equipo tanto a nivel de gestión, como de producción, como de cualquier otra tarea que esté dentro de nuestros proyectos empresariales.

6. Facilita la gestión visual de los proyectos: Para analizar situaciones en proyectos, su marcha, detectar desviaciones… Microsoft Project tiene potentes herramientas que nos ayudarán a realizar ese trabajo con mucha mayor sencillez, rapidez y capacidad. Informes gráficos bien sintetizados y diseñados a la medida de cada tipo de usuario (lector), comparación de plan de proyecto por líneas base frente a la real, señalización de desviaciones en tiempo real… en Ms Project todo está diseñado para tomar una decisión acertada de manera rápida, pudiendo obtener datos adicionales de manera rápida, porque toda la información está organizada, ordenada y rápidamente accesible.

Solo estás 6 ventajas de Microsoft Project ya hace que merezca la pena invertir nuestro tiempo en conocer este programa, y emplearlo para gestionar óptimamente nuestros proyectos.

Es cierto que Microsoft Project es un programa tan profundo, complejo, y potente, que requiere un conocimiento muy preciso de su manejo, así como por sí solo no gestiona proyectos, sino que precisa de conocimientos de gestión de proyectos mediante ésta misma herramienta u otras. Para alcanzar un buen nivel profesional, la mejor solución pasa por participar en buenos cursos de Gestión de Proyectos con Microsoft Project, y continuar inmediatamente practicando e implantado Project en nuestro trabajo y nuestra organización.

Próximamente celebraremos una nueva edición de nuestro exitoso curso Microsoft Project para la gestión de proyectos, en la que los asistentes aprenderán practicando con Ms Project, a gestionar proyectos con él, por lo que estáis todos invitados a participar.

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