Documentar en la Gestión de Proyectos: herramienta de mejora

gestion-proyectos-pmi-documentar

No documentar adecuadamente la gestión de los proyectos, es uno de los males más comunes de las empresas , puesto que otorgar toda la responsabilidad a la memoria, es introducir una variable de altísimo riesgo.

En muchas organizaciones, es habitual escuchar discusiones entre responsables, acusando de faltar cierto recurso que se solicitó meses atrás (no se documentó la petición y falló el registro de acopio de material por ejemplo), con clientes quejándose del incumplimiento de un requisito dado (no se anotó, gestionó y ejecutó), o en general, entre miembros del equipo, pasándose la pelota de una responsabilidad, de unos a otros, por no haberse escrito unos roles, funciones y responsabilidades determinadas, por citar algunos ejemplos comunes.

Para evitar estos riesgos en los proyectos, es absolutamente importante que la gestión de proyectos sea un proceso que cuente con un alto o total grado de documentalización, de manera que quede reflejada la máxima información posible en esquemas, diagramas, planos, y otros documentos de registro y control para la gestión de proyectos.

Para decidir qué debemos documentar, y no caer en un exceso de empleo de recursos en esta tarea, y hacerlo de la manera más estandarizada posible, permitiendo la comparabilidad y transferencia entre proyectos, podemos utilizar el PMBOK del PMI como una guía ideal para la tarea de documentar, dado que encontraremos buenas prácticas profesionales de la gestión de proyectos, que nos llevarán a una metodología documental exitosa.

Hay valores añadidos que aporta la documentación en la gestión de proyectos, como las responsabilidades, que incrementan la puesta en valor de esta tarea, especialmente cuanto mayor es el riesgo de los proyectos, dado que si llega esa contingencia catastrófica… en el momento de asumir responsabilidades y señalar responsables, es mucho más complicado, si hay una buena documentación, que haya fuga de responsabilidades, se puedan encubrir errores, o se pueda justificar una exención con excusas de diversa índole…

En resumen, documentar en la gestión de proyectos, es reducir el riesgo, mejorar la comparabilidad entre proyectos,  favorecer el aprovechamiento de lo aprendido en proyectos anteriores, y una excelente herramienta para fijar las responsabilidades.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: