Presentaciones eficaces con PowerPoint

Hoy en día hacer presentaciones en PowerPoint se ha convertido para muchos en una tarea frecuente en su trabajo. Utilizamos PowerPoint como herramienta indispensable para exponer una idea, un plan de negocio o simplemente como apoyo a cualquier comunicación. Por este motivo, es sumamente importante diseñar un PowerPoint eficaz con el que conseguir alcanzar los objetivos propuestos.

Diseñar la presentación:

Preliminares:

  • Crear un boceto: realiza previamente un esquema de lo que vas a presentar, indicando los puntos que pretendes tocar durante la exposición.

Contenidos:

  • Estructura y argumentación: las ideas deben ir bien estructuradas, poniendo especial atención al orden de las diapositivas.
  • Ser breve: no se deben escribir párrafos demasiado largos. Intentar no sobrepasar las cinco líneas por diapositiva.
  • Conclusiones: Poner en las diapositivas sólo las conclusiones, el orador es quien desarrolla los contendidos oralmente.
  • Usar viñetas: utiliza siempre que puedas viñetas y frases cortas.
  • Resumir: es recomendable hacer diapositivas que resuman los puntos tratados anteriormente.
  • Imágenes: Utiliza imágenes siempre que puedas.
  • Usar gráficos y diagramas: utiliza sólo el texto necesario para que los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles.
  • Hipervínculos: el crear hipervínculos a otras diapositivas o a otras aplicaciones u objetos puede ser muy útil como apoyo a nuestra exposición.
  • Videos: es aconsejable insertar vídeos dentro de la presentación o crear hipervínculos hacia ellos.

Formatos:

  • Fuente: utiliza un tipo de letra legible, como Helvética o Arial. Evita letras pequeñas como Arial Narrow o fuentes con bordes decorativos como Times New Roman.
  • Temas: aunque puedes utilizar los Temas, es conveniente que crees tu propio diseño. Modifica el patrón para crear tu propio estilo.
  • Colores: mucho cuidado con la combinación de colores, debes elegir colores que se vean bien a la distancia pero no demasiado brillantes que puedan cansar la vista.
  • Efectos: evitar efectos que entorpezcan la lectura. No utilices efectos como los de aparecer palabra por palabra o con giros muy pronunciados, pueden desviar la atención.
  • Animaciones: puedes crear animaciones, pero sin abusar. Nunca programes las animaciones, ya que pueden no mostrarse al mismo ritmo de la exposición oral.

 Preparar la exposición:

  • Ortografía y gramática: muy importante revisar la ortografía y la gramática. Una presentación con faltas de ortografía hace que perdamos el respeto de la audiencia.
  • Copia: llevar siempre al menos dos copias de la presentación. No presuponer que todo va a funcionar correctamente.
  • Revisión de virus: asegurarse que la presentación no tiene virus evitará que un antivirus instalado en el equipo no permita abrir el archivo.
  • Practicar: practica la presentación al menos una vez antes de la exposición.
  • Legible: asegúrate que la presentación es legible desde cualquier parte.
  • Imprimir: es aconsejable imprimir documentos como notas del orador o esquema para prevenir lagunas o no quedarse en blanco durante la exposición.

 Durante la exposición:

  • El horario: presentarse antes de la hora y comprobar que todo funciona bien.
  • Protector de pantalla: desactivar el protector de pantalla.
  • No mover el ratón: evita mover el puntero del ratón sin ningún motivo, distrae la atención.
  • No leer: no leer la presentación, desarrolla los contenidos con tus palabras.
  • Los tiempos: respetar siempre los tiempos, si tenemos 20 minutos para la exposición son 20 ni más ni menos. Reserva tiempo siempre al final para preguntas.
  • El público: examinar la actitud del público.
  • Imprimir: es aconsejable repartir documentos impresos con las diapositivas expuestas, ya que así los asistentes pueden llevarse las ideas principales.

 Resumen:

Como resumen, hacer hincapié en tres ideas fundamentales para realizar un PowerPoint eficaz:

  • La presentación ha de ser simple y directa.
  • Ser breve, lo ideal es no superar las 15 diapositivas por hora de exposición.
  • Adaptar siempre la presentación al perfil de los participantes.

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